Microsoft Teams se ha transformado en un plataforma de primera necesidad en los tiempos que corren.
La posibilidad de hablar en equipo, desde cualquier parte del mundo, compartir herramientas en tiempo real y decenas de increíbles combinaciones y opciones a la hora de colaborar. De esta forma, la experiencia de uso puede ser radicalmente distinta para una persona dependiendo del nivel de madurez de la organización y sus trabajadores.
Pero ¿qué es Microsoft Team realmente?
Teams es una herramienta que te permite gestionar conversaciones, reuniones y documentos en un único lugar, convirtiéndolo en un excelente vehículo para liderar programas de gestión del cambio y adopción de servicios.
Desde una persona que trabaja de manera independiente como un agente de bienes raíces a una multinacional con oficinas en múltiples países y husos horarios, el poder de Microsoft Teams nos permite contar con una solución comunicacional profesional, universal y escalable.
Es importante hacer énfasis en la palabra comunicacional, ya que Teams es más que una aplicación de chat y videollamadas. Su integración con el resto de los servicios de Office 365, a través de múltiples caminos, significa que tendremos múltiples opciones para realizar una misma tarea según la audiencia y urgencia de lo que deseamos comunicar.
Como pueden ver, Teams se utiliza para las comunicaciones rápidas y urgentes, sin embargo la integración con sitios de grupo, intranets y extranets de SharePoint, OneDrive y poder llevar mensajes de correo a conversaciones de Teams o viceversa nos permiten usar Teams como el canal central de comunicación al interior de nuestra organización.
Un problema que significa el utilizar Teams en organizaciones donde no hay un plan de adopción ni se manejan las competencias mínimas digitales es que la gente no sabe qué está utilizando ni dónde está su información.
Equipos de Teams abandonados, chats grupales mal utilizados o conversaciones que se extienden en chats de reuniones cuando deberían ser parte de una conversación de equipo son problemas frecuentes que dejan una mala impresión entre quienes tuvieron malas experiencias con la adopción de Teams, no porque la herramienta no pueda cumplir con las necesidades de la organización, pero porque nadie al interior de la organización se ha dado el trabajo de comunicar qué tipo de comunicación debe ir a través de cada canal.
Otro de los mayores desafíos a la hora de adoptar exitosamente Microsoft Teams son las tareas relacionadas a seguridad y cumplimiento. Preguntas como ¿Quién debe publicar en este espacio de conversación? ¿Qué pasa con la información si alguien se va de la organización? ¿Debo restringir el acceso externo a mi ambiente de Teams? o ¿Cuánto tiempo debe mantenerse la información antes de ser eliminada automáticamente? Estas son interrogantes que las organizaciones muchas veces no consideran y el realizar cambios en la estructura de permisos de Teams y Office 365 en una organización a mitad de despliegue muchas veces puede significar el fracaso del programa al irritar a los usuarios y darles la sensación de que la organización les está “quitando” funciones útiles.
Es por todo eso que la importancia de un plan de adopción de servicios es más importante que nunca. El costo de una adopción de servicios incompleta o mal realizada no sólo se traduce en fatiga de personal, también existe el costo monetario al no tener claridad al interior de la organización sobre los canales y contextos adecuados para la gestión de conversaciones, reuniones y documentos.
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