Guía rápida para utilizar Microsoft Teams

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¿Qué es Microsoft Teams?

Teams es una plataforma colaborativa o unificada que busca combinar el chat formal del lugar de trabajo de una empresa. Le ha añadido herramientas como reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.

Esto es con el motivo de que las empresas tengan una mejor coordinación y sus empleados se encuentren conectados, organizados e informados de todas las actualizaciones en todo momento. Teams se lanzó en el año 2017 y cuenta con dos versiones de uso, puedes optar por la colaboración en línea como parte del paquete de Microsoft 365 o buscarlo como servicio gratuito.

Si trabajaste en una empresa que buena parte de su organización y logística depende del correo electrónico para comunicarse, llevar a cabo juntas o tomar decisiones, te habrás encontrado con los problemas que llego a resolver Microsoft Teams.

Si has tenido que contratar a una nueva persona para tu equipo de trabajo, seguramente te has hecho las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo poner al día a esa persona que se acaba de integrar?
  • ¿De que manera se puede compartir contenidos sin crear varias versiones del mismo archivo?
  • ¿Cómo podrán acceder a las grabaciones, las personas no formaban parte de la reunión, pero que tienen el interés en el contenido?
  • ¿De que modo puedo poner al tanto al personal con los hilos de correo electrónico en proyectos de larga duración?

En todas las empresas, cada área se organiza en diferentes grupos; ya sea marketing, recursos humanos, ventas, asuntos legales o contaduría. Con Teams podrás crear grupos para cualquier propósito.

Una de las mayores ventajas para utilizar en Teams es la colaboración con personas ajenas a la empresa, así como las alianzas estratégicas que se puedan dar, las reuniones con socios, servicios de consultoría, entre otras cosas.

Teams te permite crear canales especializados para las diferentes áreas, por ejemplo:

  • Área de Marketing: Diseño de sitios web o estructuración del SEO.
  • Área de Ventas: Uso de recursos, canales dedicados a grandes clientes, y opciones de nuevas oportunidades.

Cada canal que quieras crear para cada una de las áreas tiene su propio feed de “Mensajes”. Así, todas publicaciones que se realicen se van a registrar diariamente para que cualquier persona pueda ver el historial de la conversación.

De esta manera, si cuentas con una conversación compleja y quieres incorporar a gente nueva, lo único que tendrán que realizar es ponerse al día con el registro diario de las publicaciones.

¿Por qué Teams es mejor para las reuniones?

Sí alguna vez te has encontrado con preguntas como: ¿Puedes repetir lo que se ha dicho en la reunión? Y no tienes ni idea de que paso en la reunión por cualquier situación. Teams te ayudará a responder con seguridad, ya que, tendrás acceso a las grabaciones de las reuniones que lleves a cabo, y si esto no fuera suficiente, el propio Teams te permite transcribir prácticamente toda la reunión en tiempo real.

Tendrás la posibilidad de chatear 1 a 1 con otra persona, hacer llamadas de voz sobre la dirección IP o llamadas PSTN (solo tendrás acceso a estas, sin contratas un plan de llamadas de Teams).

¿Cómo accedo a Teams?

Existen 3 formas de acceder a Teams:

  1. Accede a Teams desde el navegador web siguiendo el enlace https://teams.microsoft.com e iniciando sesión.
  2. Aplicación de Teams por medio de la descarga y la instalación en tu ordenador, tendrás acceso de manera gratuita y tiene algunas características extra que el navegador web no tiene.
  3. Aplicación móvil de Teams para los sistemas Android y iOS, esto se realiza casi de la misma manera que en la segunda opción, además de que podrás recibir las notificaciones y alertas. Como recomendación, prueba a instalar la paquetería office, ya que funciona muy en conjunto con Teams.

Explora Teams

A pesar de que la interfaz de Teams es bastante intuitiva, necesitarás explorarla un poco para acostumbrarte a ella, estas son algunas de las herramientas que tendrás:

  • Menú de barra lateral izquierda: Esta barra cuenta con iconos para diferentes áreas, además de que tendrás la posibilidad utilizar el chat, calendario, llamadas y archivos.
  • Teams: al hacer clic en esta opción, te aparecerán los equipos de los que eres miembro, podrás utilizar mensajes de texto, escribiendo en el recuadro que aparece.
  • Descubrir y unirse a Teams: Para descubrir los equipos a los cuales puedes unirte, haz clic en la opción de “unirse” o crear equipo en la parte inferior.

Personaliza tu Teams

Teams te va a permitir que puedas personalizarlo de acuerdo a tus preferencias. Estas son algunas cosas que podrás ajustar o personalizar:

  • Añade tu foto: Establece una foto de perfil en el icono de foto de perfil en la esquina superior derecha.
  • Sintoniza las notificaciones: Teams te podrá avisar por correo electrónico y con un banner emergente en tu computadora o teléfono, tendrás que habilitar en cuanto a qué tipo de notificaciones quieres que te aparezcan.

Canales de Teams

Los canales de Teams son áreas donde los equipos podrán interactuar de forma temática. Todos los equipos tendrán un canal “general” y de la misma manera dentro cada canal pueden existir todos los canales que sean necesario.

También tendrás la opción de editar canales por medio de la pestaña superior y definirlos de la mejor manera posible para evitar confusiones entre los canales.

Mensajes

En la pestaña de mensajes se ubica todo lo relacionado a la comunicación que quieras entablar con los participantes de un canal. Recuerda que las publicaciones de un canal, se registran del diario para que cualquiera pueda revisarlas y responderlas.

Archivos

La mayor ventaja de Teams es que ya no es necesario adjuntar un archivo para enviarlo por correo electrónico. Ahora solamente tendrás que enviar el archivo a los miembros del equipo en la pestaña Archivos en Equipo.

Además de que se podrá realizar una coedición en tiempo real con otros miembros de tu equipo, además de que puedes ver las versiones de las modificaciones que se le han realizado.

Añade aplicaciones

Además de que puedes añadir archivos a los canales, también podrás añadir otras aplicaciones que incluyan la posibilidad de utilizar archivos de la nube, Dropbox o Sharepoint.

Chat Privado

El chat prácticamente es la herramienta base de Teams porque puedes entrar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Lo podrás encontrar en la parte superior de la pantalla en todo momento.

Como lo habrás notado, Microsoft Teams es la respuesta a todos esos problemas de trabajar digitalmente al interior de una empresa. Así que te comendamos ampliamente su uso para mejorar la coordinación laboral en tu negocio.

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