Microsoft SharePoint es una de las herramientas que la empresa de software más grande del mundo pone a tu disposición a través de tu navegador para que puedas gestionar contenidos y documentos de tu empresa.
Esta plataforma está disponible en la plataforma de Office 365, y que además te va a permitir centralizar y compartir toda la información que se esté gestionando en el momento, de una manera rápida y fácil.
Llega hasta el final, para que sepas todo lo que necesitas saber para utilizar Microsoft SharePoint.
¿Para qué puedes utilizar Microsoft Sharepoint?
Estos son algunas de las tareas habituales en las que se podrá utilizar esta herramienta:
- Intranet o portal de empleados: una de las razones más comunes teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas necesita contar con comunicación interna.
- Eliminar o remplazar el uso de carpetas compartidas: esto solamente está disponible a través de un ordenador, pero son inaccesibles para otros dispositivos como tabletas o smartphones o desde otras aplicaciones que no sean por vía del correo electrónico.
- Workflow: esto ayuda a controlar el ciclo del propio flujo de los documentos.
- Acceso externo: esto es para clientes y proveedores que necesiten conocer información y tengan acceso a ella.
Todas estas opciones de uso las puedes encontrar completamente gratuitas.
¿Cómo iniciar sesión en Share Point?
En unos cuantos pasos, te voy a mostrar la manera para que puedas iniciar sesión y disfrutar de los beneficios de Share Point para tu empresa:
- Recuerda que es una aplicación que funciona con navegadores, por eso será necesario que vayas al sitio de Office.com.
- Posteriormente, solo es necesario que inicies sesión en la cuenta de trabajo, escuela, industria, empresa u organización.
- Ahora ve al lado izquierdo de la página y dale clic en el iniciador de aplicaciones.
- Después, selecciona “Todas las aplicaciones” y ahí aparecerá “Share Point”.
¿Qué navegadores me permiten utilizar Share Point?
Puedes utilizar casi todos los navegadores más utilizados en la web como lo son:
- Google Chorme.
- Mozilla Firefox.
- Microsoft Edge.
- Internet Explorer.
¿Qué herramientas extra tiene Share Point?
Share Point tiene una de las mayores ventajas en comparación con sus competidores, es posible obtener otros beneficios aparte de los que tiene propiamente SharePoint:
- Share Point Server: Puede implementarlo con una suscripción a office 365 enterprise, aquí podrás crear listas, bibliotecas modernas, integración de power apps, Power BI y MS Flow.
- One Drive sincronization: Sirve para sincronizar documentos desde un sitio de un grupo a One Drive para que este pueda ser utilizado sin conexión.
- Share Point Designer: Este es posible de utilizarlo como mejora a los flujos externos, basados en la mejora de los servicios de conectividad.
- Share Point Microsoft 365: este es un servicio basado en el uso de la nube, aquí sus empleados podrás compartir y modificar documentos en tiempo real, además de que podrán hacerlo con sus clientes.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar Share Point?
Aquí tendrás acceso a:
- Soluciones de intranet y extranet.
- Plataformas de desarrollo.
- Aplicaciones de colaboración.
- Almacenamiento de datos.
- Motores de flujo de trabajo.
- Administrador de portales.
- Gestor de contenido Empresarial y contenido web CSM.
¿Cuáles son las soluciones más utilizadas por Share Point Framework?
Estas son las 8 soluciones más utilizadas por Share PointFramework y que podrían llegar a ayudarte en algún momento:
- Ichicraft Widgets: Podrás personalizar tu lugar de trabajo digital, ya sea en Share Point o en Teams, por medio widgets configurables que muestran información actualizada y personalizada.
- Navigator 365 – Sharepointlist, inc: Tendrás la posibilidad de utilizar sistemas de búsqueda, agrupación y filtrado.
- Cerkl Broadcast para Share Point: Contarás con notificaciones únicas a los empleados a través de Share Point, también tendrás acceso a métricas de rendimiento entre canales y cuadros de mando.
- Employe Directory Plus: Tendrás acceso a toda la información de los empleados al interior de cualquier organización que cuente con Share Point, además de que podrás utilizar filtros para conocer edad, experiencia, habilidades y demás.
- Modern FAQ: Aquí tus empleados tendrán acceso a respuestas que normalmente pueden llegar a surgir por medio de la actualización de la interfaz de la plataforma, que a su vez ayuda a mejorar y modernizar las respuestas que se buscan.
- Employe Directory: Podrás encontrar, gestionar o administrar la información de tus empleados, utilizando los filtros avanzados como: nombre, departamento, cargo y ubicación, puede utilizarse en conjunto de Skype o el correo electrónico.
- Qualtrics Feedback: Contarás con la posibilidad de que tus empleados pueden dar retroalimentación u opinión del flujo de trabajo con el que cuentan, puedes usar una tarjeta de Viva Connections que enlazará a los empleados con la encuesta.
- Image Map: utilizando Image Maps, podrás utilizar contenidos visuales interactivos, en conjunto con el uso de imágenes emergentes o interactivas.
¿Cómo es que puedes utilizar al máximo Share Point en una organización o empresa?
Todas las empresas buscan optimizar sus gastos, o dicho de otra manera, ¿A qué empresario no le gustaría ahorrar un poco?, bueno, esto es lo que Share Point, ya que cuidar el presupuesto no significa dejar de invertir en los recursos de una empresa.
El área de TI o de las tecnologías de la información necesitan mantenerse en constante actualización debido a que en nuestra época, quedarse atrasado en el sistema de procesamiento interno de información, es casi igual a tener pérdidas de dinero por la falta de eficacia y eficiencia.
Por esta razón, Share Point te ayudará a:
- Aumentar la seguridad interna de tus servidores y proteger la información de la empresa y de los colaboradores.
- El tiempo de mantenimiento será mucho menor, ya que, se encuentra en constante actualización.
- Las actualizaciones estarán listas para instalarse para mejorar el sistema de la plataforma que estés utilizando de forma frecuente.
- Obtendrás el máximo rendimiento del hardware, además de que el software tendrá la posibilidad de adaptarse a las necesidades y requerimientos de los equipos.
- Respaldos de seguridad de información sensible o importante que siempre mantienen las empresas, así como los datos financieros.