Guía sencilla para utilizar Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate es una herramienta que te ayudará a crear flujos de trabajo automatizados entre las aplicaciones que quieras para sincronizar archivos, obtener notificaciones y recopilar datos.

Esta solución inteligente basada en la nube utiliza desencadenantes y acciones para crear reacciones en cadena dentro de un flujo de trabajo, de modo que las tareas repetitivas, manuales y que consumen mucho tiempo se realicen sin ninguna intervención que ocupe nuestro tiempo.

¿Para qué se usa Microsoft Power Automate?

Power Automate puede automatizar tareas repetitivas. Aquí te muestro 6 flujos de trabajo distintos de Microsoft Power Automate que te dará utilizar la plataforma de automatización inteligente:

• Realizar una tarea: Aquí podrás realizar cualquier tarea que requiera cambiar de aplicación. Esa tarea se puede automatizar con flujos de trabajo de Power Automate como Zapier. Como ejemplo, podrías enviar un Tweet cuando se añada una fila de Google Sheets y enviar un correo electrónico cuando se recibe un archivo adjunto.
• Sincronizar datos y archivos: Podrás utilizar los conectores de Microsoft Power Automate para sincronizar nuevos datos entre diferentes aplicaciones empresariales, con esto, podrás actualizar los datos del negocio a través de diferentes aplicaciones, como es el caso de Marketing Automation y Sales Dashboard.
• Envíe notificaciones en tiempo real: Podrá enviar alertas por correo electrónico a las partes interesadas para que estén al día de los últimos acontecimientos de la empresa, así que, cuando se reciba una reclamación de un cliente, se enviará una alerta a los equipos de ventas por correo electrónico.
• Automatizar procesos: Microsoft Power Automate se puede utilizar para automatizar los procesos de negocio con flujos de trabajo basados en reglas creados a través de Power Apps.
• Automatización de la sala de correo: Podrás automatizar todas las actividades de la sala de correo para enviar correos electrónicos, de la misma manera podrás guardar los archivos adjuntos de un correo electrónico, categorizar un correo electrónico y procesar el contenido del mismo. Por ejemplo, guardar todos los archivos adjuntos del correo electrónico en Microsoft SharePoint o personalizar el mensaje de tal o cual persona.
• Recoger datos: Con Microsoft Power App, puedes crear una aplicación front-end para digitalizar la captura de datos y utilizarlos para realizar otras actividades. Por ejemplo, una estación de servicio de automóviles puede crear una aplicación para capturar la información de los clientes y los vehículos y almacenar la información en su CRM.

Arriba hemos mencionado algunos de los casos de uso de Microsoft Power Automate. No es una lista exhaustiva, pero te dará una idea general de cómo las empresas pueden utilizar el software.

¿Cómo funciona Microsoft Power Automate?

Para trabajar con Power Automate, selecciona el proceso que deseas automatizar. Aquí te lo muestro en unos pasos:

1. Puedes crear un flujo completamente nuevo desde cero o elegir cualquiera de las plantillas disponibles.
2. Crea un flujo desde cero requiere pasos adicionales que se discutirán más adelante.
3. Una vez que su flujo esté perfilado, conéctelo con los conjuntos de datos necesarios mediante conectores.
4. Puedes probarlo mediante la opción “Ejecutar” para comprobar si hay errores.
5. Ponlo en marcha.

Antes de profundizar, es importante conocer sobre la creación de un flujo de trabajo automatizado en Microsoft Power Automate, debemos ver los diferentes tipos de flujo disponibles para los usuarios.

¿Cuáles son los diferentes tipos de flujo de Microsoft Power Automate?

• Nube automatizados: Los flujos automatizados en la nube se utilizan para seguir una serie de conjuntos cuando se cumplen sus condiciones.
• De Nube programados: Los flujos programados en la nube se pueden utilizar para llevar a cabo un conjunto de acciones periódicamente, aquí podrás guardar todos los archivos adjuntos del correo electrónico en una carpeta a las 8 de la mañana todos los días.
• Escritorio: Los flujos de escritorio se utilizan en formato offline. Puede grabarse realizando un conjunto de acciones y una vez que Microsoft Power Automate codifica sus acciones, puede automatizar el flujo.
• Procesos empresariales: Como profesional de los negocios, esta será la pestaña más importante. Puedes automatizar todos sus procesos basados en papel y así podrás digitalizar los procesos con Business Process Flow. El flujo de procesos de negocio le permite crear un proceso estandarizado para que sus empleados lo sigan y así obtener resultados similares sin importar quién lo utilice.
• Resultado del flujo: Los flujos de los procesos de negocio son una aplicación de front-end que puede ser utilizada por sus empleados para realizar tareas.

Crear un flujo de trabajo utilizando la plantilla de Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate tiene una enorme biblioteca de plantillas, aquí podrás seleccionar una sencilla para este tutorial, en la que guardaremos nuestros archivos adjuntos de Gmail en nuestra carpeta de Google Drive:

1. Ve a la sección de plantillas: Si buscas “Gmail” deberías encontrar la plantilla de la que hablamos en la primera fila de correo electrónico. Si no es así, desplázate hacia abajo para buscarla.
2. Tras seleccionar la plantilla, se te pedirá que vincules tus cuentas. Una vez en la pantalla, verás los detalles del flujo en la pantalla.
3. Seleccione las variables adecuadas. ¿Quieres considerar los correos electrónicos solo a tu bandeja de entrada o solo los mensajes promocionales? Echa un vistazo a las opciones del desplegable.
4. Si quieres recibir una notificación cada vez que este flujo tenga lugar, adjunta tus archivos, la plata forma te notificará cuando este archivo se haya terminado de cargar.
5. No olvides guardarlo: En la barra superior, haz clic en Flow Checker para ver si hay algún error o advertencia. Si no es así, pasa a la siguiente opción que dice Prueba. Intenta enviar un correo electrónico de prueba a su dirección de correo electrónico para conocer si no hay algún fallo.
6. Compruebe el progreso de su flujo: Seleccione “Mis Flujos” y seleccione el flujo que acaba de crear. En la parte inferior, verá una pestaña que muestra el historial de ejecución de 28 días. Si el estado muestra éxito, su flujo funciona sin error.