¿Qué es SharePoint y por qué utilizarlo?

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Durante dos décadas, SharePoint ha sido una conocida herramienta de productividad para empresas medianas y grandes. Con tantas organizaciones que lo utilizan, las empresas (y las personas dentro de ellas) tienen una visión única de lo que hace SharePoint y de lo que debería hacer.

Algunas ven a SharePoint únicamente como almacenamiento de documentos, donde guardan archivos, políticas, procedimientos y otros documentos. Otros ven SharePoint como un “sitio web interno” y un software de gestión de contenidos, un lugar para publicar noticias y comunicaciones de la empresa.

SharePoint se utiliza como una herramienta en cualquiera de los dos extremos de este espectro, y a menudo es así como muchas organizaciones entran en SharePoint (únicamente para la gestión de documentos o contenidos). Sin embargo, el uso de las características de SharePoint de forma aislada significa que no se está utilizando en toda su capacidad.

En este post, obtendrás una respuesta a las preguntas de uso de SharePoint que rara vez se escriben. El objetivo es ayudarte a configurar SharePoint para obtener el máximo valor de él. Espero que este post te resulte útil.

 

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una plataforma de aplicaciones. Gracias a las funciones de intercambio de archivos, colaboración y redes sociales, puede romper los límites y unir a los equipos remotos. Ofrece a las empresas una forma de automatizar los procesos empresariales, hacer un seguimiento del progreso y compartir información de forma segura entre departamentos (o incluso externamente). Dependiendo del negocio, las empresas pueden utilizar SharePoint como sistema de gestión de documentos, software de colaboración, intranet o extranet. 

¿Por qué utilizar SharePoint?

Como intranet, SharePoint es la plataforma empresarial más completa porque conecta a los empleados con las herramientas y recursos con los que trabajan a diario.

Por ejemplo: En lugar de utilizar una herramienta única para una tarea específica y que los datos queden aislados en esa herramienta, con SharePoint los datos pueden fluir y alimentar informes, métricas y procesos.

Los empleados tienen acceso a su intranet desde la web o un dispositivo para:

  • Acceder y gestionar contenidos (como formularios, políticas, procedimientos y otros recursos de trabajo).
  • Leer y actualizar las comunicaciones internas (como noticias, eventos y publicaciones generadas por los empleados).
  • Y colaborar en un proyecto o equipo.

Los empleados pueden hacer más en menos tiempo con funciones como

  • Coautoría simultánea de documentos.
  • El meta etiquetado de documentos ayuda a encontrarlos más fácilmente.
  • Aplicaciones integradas en Office 365 (como Planner y MS Teams).

Un SharePoint bien configurado minimiza las preocupaciones de seguridad tanto para el departamento de TI como para los empleados. SharePoint puede ayudar a aliviar la preocupación por las violaciones de datos inadvertidas y los ciberataques, ya que Office 365 cuenta con controles de seguridad de Microsoft y protección en la nube.

La plataforma ha experimentado mejoras sustanciales a lo largo de los años. Ahora es más sencillo que nunca crear un sitio web de aspecto moderno desde el principio, y las empresas dependen menos de los desarrolladores para ponerlo en marcha.

Una intranet actual de SharePoint es más rápida y sencilla de utilizar que nunca, lo que la convierte en la solución ideal para cualquier empresa que busque una tecnología de intranet fiable, bien integrada y a largo plazo.

 

Estas son las principales ventajas de utilizar SharePoint

Integración con herramientas de office 365

SharePoint se integra fácilmente con otros productos de Microsoft como Outlook, MSTeams y OneDrive. Crea una experiencia digital perfecta y ahorra horas de tiempo productivo. Estos son algunos ejemplos de cómo.

Al sincronizar Outlook y SharePoint, los empleados pueden acceder a sus archivos adjuntos y documentos que viven en SharePoint sin necesidad de salir de Outlook

Con la integración de OneDrive y SharePoint, los usuarios pueden trabajar en documentos localmente mientras todos los cambios se sincronizan automáticamente con SharePoint en línea casi en tiempo real. No importa si dejaste un archivo de trabajo en un ordenador de casa: tus archivos están sincronizados y accesibles desde cualquier lugar

Escalable y personalizable

SharePoint es altamente escalable y puede utilizarse en organizaciones con 150 empleados, hasta 20.000 empleados y más.

Se pueden añadir a la plataforma diferentes partes web, aplicaciones y flujos de trabajo. Muchos de ellos no requieren ningún tipo de desarrollo y pueden ser creados por usuarios avanzados. A medida que una empresa crece, SharePoint puede proporcionar una solución flexible que evoluciona con un nuevo entorno empresarial.

Sin necesidad de codificación

Un software complejo puede hacer que los empleados se resistan a adoptarlo. Además, nadie quiere invertir en una nueva tecnología para luego verla abandonada por los usuarios.

Los usuarios de las empresas prefieren una plataforma que sea fácil de usar desde el principio y que no requiera conocimientos de codificación para configurarla. Las recientes actualizaciones de SharePoint la convierten en una solución perfecta para los usuarios sin conocimientos técnicos.

Personalización y segmentación de contenidos

Con la segmentación de la audiencia, SharePoint puede ofrecer una experiencia personalizada para cada usuario. Los empleados pueden recibir contenido relevante adaptado a su ubicación, función o departamento y nivel de antigüedad. Esta segmentación no altera los permisos, por lo que el resto del contenido sigue estando disponible con búsquedas o enlaces directos.

Controles de seguridad

Cada año, Microsoft invierte mil millones de dólares en seguridad en la nube. No es de extrañar que las entidades gubernamentales prefieran SharePoint Online a las demás plataformas de intranet basadas en la nube.

Sharepoint está en continua evolución

Hasta hace poco (hace 3-5 años), muchos usuarios decían temer la idea de tener que trabajar con SharePoint, especialmente on-prem. Era lento, torpe y difícil de trabajar. Algunos usuarios siguen siendo críticos con su actual instalación de SharePoint, pero las cosas han cambiado.

En los últimos años, la plataforma se ha transformado enormemente. Con la experiencia de SharePoint Modern, la plataforma es más fácil de usar, más rápida, responde a los dispositivos móviles y se alinea con lo que los usuarios están acostumbrados en la web.

Siempre puede haber más opciones además de Sharepoint pero esta plataforma es una excelente alternativa si quieres una intranet segura, conectada y sencilla de usar.

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