Con el estrepitoso paso a una masiva migración al trabajo desde casa tras el paso del Covid-19, Microsoft Teams ha tomado un rol fundamental en el soporte de esta iniciativa para que los usuarios y sus trabajos se mantengan conectados y con un nivel productivo mediante las capacidades y habilidades que Teams ofrece.
Si una organización se está iniciando o está acelerando su paso a Microsoft Teams hay muchas consideraciones que tomar para que los usuarios puedan colaborar de manera segura.
A continuación les presentamos algunos puntos que deberían tener en consideración para mejorar o iniciarse en el trabajo remoto a través de Teams.
Acceso a Microsoft Teams
El acceso a Teams de manera remota será desde diferentes dispositivos en distintos lugares, es por eso que es un buen momento para revisar las políticas de las condiciones de acceso que ayudan a controlar las condiciones de acceso que se le da a los equipos. Por ejemplo ¿El acceso será permitido desde dispositivos no identificados? O ¿bajo qué condiciones los usuarios tendrán que tener una autenticación de múltiples?
Hay otros escenarios de acceso a considerar, por ejemplo, si es que tienes Microsoft Cloud App Security, ya que puede ser configurado con una política de sesión para monitorear el acceso a Teams a través de un buscador web, esta política puede ser configurada para prevenir la descarga de documentos en ciertas situaciones, como cuando el contenido contiene información sensible o también se puede bloquear todas las descargas de documentos si se requiere.
Teams ¿Quién los crea los equipos y como se manejan?
Quizás el cambio a Microsoft Teams requiera muchos nuevos equipos por primera vez, entonces ¿Quién tendrá la autorización para crear grupos de Office 365? Esto controla quien puede crear nuevos equipos en Teams. Es posible restringir la creación de grupos de Office 365 a usuarios seleccionados, porque si estas restricciones se levantan y todos son capaces de crear grupos y equipos es posible que el crecimiento se descontrole y se pierda el orden.
Estas son consideraciones importantes para todos los Teams, no solo cuando se está en un proceso de adaptación o crecimiento dado el aumento del trabajo remoto, se tiene que tener siempre en consideración cómo el aumento de los grupos y equipos en Teams van a evolucionar con el tiempo, es por eso que Office 365 ofrece políticas de expiración basadas en actividad, uso y tiempo pero de todas maneras existe la posibilidad que esos grupos no se eliminen y queden ocupando espacio y no generando nada positivo para el entorno.
Configuración de Microsoft Teams, Experiencia de usuario y seguridad
Si alguna vez has abierto el centro de administración de Microsoft Teams, habrás visto la selección de políticas y opciones disponibles, hay opciones disponibles para toda la organización, tal como acceso para invitados y personas externas, también opciones para los mensajes, reuniones y aplicaciones.
Con nuestros compañeros trabajando de manera remota para mantenerse activos y productivos las reuniones, lógicamente, tomarán un punto mucho más fundamental, por lo que es bueno preguntarse: ¿las políticas de las reuniones han sido revisadas?, ¿están todos los usuarios dentro de las políticas de la organización?
En estos momentos hay una gran cantidad de características disponibles para las reuniones en Teams, las cuales los usuarios pueden necesitar cuando estás trabajando de manera remota, tal como control de contenido compartido en reuniones. Por ejemplo, una aplicación como la pizarra en Office 365 puede ser una aplicación muy valiosa durante las reuniones cuando es mucho mas fácil anotar los puntos de manera visual para todos.
Algunas políticas y configuraciones pueden ser más de seguridad que otras como el acceso de invitados, acceso externo, habilidad de compartir archivos o el almacenamiento en la nube con programas de terceros.
Políticas de retención de Office 365, manejando los datos de Microsoft Teams
Si es que Teams está siendo usando los usuarios estarán mandando mensajes en chat, canales y mandando documentos, la retención o eliminación de este contenido puede ser algo en lo que no hayan pensado, sobre todo si Teams ha sido ocupado por primera vez dadas las circunstancias remotas. Si el contenido usado en Teams necesita ser retenido o eliminado las políticas de retención de Office 365 te pueden ayudar, estas políticas dan soporte a las locaciones de chat y canales, al mismo tiempo que en SharePoint Online y OneDrive para empresas.
Estas son algunas de las áreas de manejo que una organización puede considerar cuando empiecen a acelerar el uso de Microsoft Teams, puede que haya otras áreas a considerar como la comunicación para monitorear las violaciones que incluyen lenguaje inapropiado dentro de Teams, por ejemplo.
Fuente: Microsoft Teams. Thoughts on remote working governance