Las herramientas colaborativas para el escritorio moderno han generado un cambio en el panorama colaborativo, reduciendo brechas y transparentando el trabajo grupal de maneras no antes vistas. La gran cantidad de estudios que avalan las mejoras en la productividad al flexibilizar o disminuir la jornada laboral (Microsoft Japón dejó de trabajar los días viernes y su productividad aumentó un 40%) requieren un compromiso por parte de todos los usuarios, de lo contrario la experiencia no será la mejor y en algunos casos puede incluso ser negativa.
En nuestro caso, Microsoft Teams es la herramienta que nos ha permitido trabajar en Latinshare gozando de una política de home office de 3 días a la semana, integrado con el resto de Office 365, por lo que tuvimos que realizar un trabajo previo significativo antes de poder tener el mismo nivel de productividad de manera remota y en la oficina. Nuestros 9 mandamientos son los siguientes:
- No usarás el correo. El correo electrónico es uno de los medios menos eficientes de comunicación. Es probable que tu jefe y la mitad de tu departamento esté copiado en el 90% de tus correos, por lo que deja el correo electrónico para las formalidades y no para generar conversaciones que pueden arrastrarse durante días por la lentitud del canal.
- Adjunta enlaces, no documentos. Al enviar correos electrónicos utiliza enlaces a la ubicación del documento, ya sea en SharePoint, OneDrive o Teams. Adjunta documentos directamente en el correo sólo cuando se trata de comunicaciones formales que requieren toda la información dentro del mensaje, como órdenes de compra y presupuestos.
- Sé móvil. Con el cliente web y aplicaciones para iOS y Android puedes conectarte a reuniones en cualquier lugar, participar en cualquier conversación e incluso compartir la pantalla de tu teléfono con la persona con la que estás conversando.
- Minutas y bitácoras en OneNote. Con los cuadernos grupales de OneNote puedes generar una bitácora por proyecto o departamento, incluyendo toda la información que necesitas consolidar como minutas, bitácoras o sesiones de brainstorming. Dedica los últimos 15 minutos de tu reunión a crear la minuta colaborativamente y dile adiós a la tarea de las minutas por correo.
- Lleva las tareas en Planner y To-Do. Anota tus compromisos personales en To-Do y los pendientes de los equipos de trabajo en planes de planner. Despídete de las cartas Gantt en Excel y lleva las tareas en espacios colaborativos que todos los involucrados pueden ver con la integración nativa con Planner.
- Edita con la aplicación de escritorio. Si bien Teams es cómodo al tener todo integrado, utilizar la versión de escritorio de PowerPoint, Excel o Word entrega controles adicionales que no encontrarás en otra parte. Al abrir con la aplicación de escritorio conservas el autoguardado, coautoría en tiempo real y versionamiento.
- Gestiona los turnos con Shifts. Si tienes turnos rotativos o necesitas visibilidad de quién estará asignado a qué turno, la aplicación Shifts de Teams (antes Staffhub) te permite crear una planificación horaria con turnos de trabajo asignados o libres junto a solicitudes de vacaciones, licencias y días libres.
- Sincroniza todo con OneDrive. Utiliza el cliente de OneDrive para sincronizar no solo tu espacio personal de almacenamiento en la nube, también sincroniza bibliotecas de SharePoint y equipos de Teams para tener todo sincronizado y poder trabajar aún sin acceso a internet. En caso de conflicto tendrás la opción de conservar una o ambas versiones del documento.
- Empodérate. Para que tu trabajo remoto sea grato y libre de errores debes liderar a tu equipo, definir los casos de uso para que sepan qué deben usar en qué contexto y corregir a las personas de manera constructiva. Si alguien aún te solicita cosas pequeñas por correo, indícale a la persona que responderás por Teams. Si te solicitan un documento envía el enlace. Si quieren ver el progreso de tus pendientes invítalos a revisar Planner. Tu misión es acompañar en este viaje a quienes aún no han logrado trabajar de manera moderna.