El 2021 está a la vuelta de la esquina. Límite de tiempo que marcará la implementación de una serie de cambios y mejoras que realizará Microsoft en diseño y rendimiento de OneDrive.
Entre los cambios se destaca el fácil acceso a los archivos, lo que se suma a la disminución en los tiempos de carga de las páginas para ayudar a los usuarios a realizar su trabajo en la mitad del tiempo.
Estas mejoras, que estarán disponibles a finales de mes también, se centraron en principios de diseño inclusivos para brindar a millones de nuestros usuarios más opciones y mayor flexibilidad.
Ese esfuerzo comienza con el Modo oscuro para OneDrive web, que lanzarán pronto para cuentas comerciales y personales. Además de su atractivo estético, el modo oscuro también reduce la fatiga visual y mejora la duración de la batería de tus dispositivos.
¿Agregar a OneDrive?
OneDrive no solo le facilita el acceso y la organización de tus archivos de trabajo, sino que también lo ayuda a volver a los archivos más importantes, especialmente ahora con “Agregar a OneDrive”, una función muy esperada que ya se está implementando en público, vista previa con la opción de darse de baja.
Ahora, cuando alguien comparte una carpeta con usted en OneDrive, Microsoft SharePoint o Microsoft Teams, puede agregar fácilmente un acceso directo a esa carpeta compartida, ya sea desde Compartido conmigo o tus bibliotecas compartidas, en su OneDrive para encontrarlo fácilmente más tarde.
Las carpetas agregadas conservan todo el poder de OneDrive, lo que significa que puede sincronizar y acceder a estas carpetas desde cualquier lugar en cualquier dispositivo; compartir y coautor de archivos en la carpeta agregada; y mantenerse actualizado con @menciones, actividad y notificaciones. Las carpetas agregadas también respetan todas las políticas, el cumplimiento y la configuración de seguridad existentes.
Actualizaciones de la aplicación móvil OneDrive:
OneDrive Home: OneDrive Home brinda fácil acceso a todos tus archivos, manteniendo los archivos recientes, las bibliotecas compartidas y los documentos críticos fuera de línea a un toque de distancia para cuando los necesites. Esta función se está implementando ahora para iOS y pronto estará disponible para Android.
Aplicación OneDrive para Surface Duo: la aplicación móvil OneDrive es un componente fundamental de Surface Duo, está completamente integrado en el sistema operativo Surface Duo para ayudarte a mantenerte conectado a tus archivos y fotos, colaborar sobre la marcha y aprovechar al máximo las capacidades de doble pantalla y expansión. Surface Duo y OneDrive juntos mejoran la multitarea con la función de arrastrar y soltar y proporcionan un editor de PDF integrado para una experiencia de lectura y marcado similar a un libro.
Compartir la integración en Teams
Teams es su centro para el trabajo en equipo donde las personas colaboran en archivos, se comunican y optimizan los procesos. En un esfuerzo por brindar una experiencia de uso compartido consistente en Microsoft 365, sin importar dónde compartas tu archivo, ya sea a través de aplicaciones de Office, Outlook, OneDrive o SharePoint, la experiencia de uso compartido es similar, Microsoft le dió algunas de las capacidades de uso compartido que ya tiene saber a los equipos. Ahora, los usuarios podrán configurar controles de acceso y uso compartido familiares directamente en Teams con la opción agregada de compartir un enlace con un chat privado o grupal específico.
Esto significa que solo las personas en ese chat tienen acceso al contenido compartido. Los enlaces compartidos se reconcilian de forma inteligente con el nombre del archivo y todo el uso compartido sigue la configuración del administrador y las políticas configuradas. Esta función se implementará pronto.
Muévete y sigue compartiendo: nuestros archivos a menudo pasan por un flujo de trabajo o un ciclo de vida, desde la creación hasta la revisión y la final, durante este viaje, es posible que debas reubicar su archivo de un sitio individual de OneDrive a una biblioteca compartida de SharePoint para extender su alcance a un grupo más amplio de colaboradores. Pero hacerlo no debería afectar los controles de acceso originales del archivo. Ahora, cuando transfieres un archivo individual a una biblioteca compartida, los permisos para compartir permanecen intactos, esta función se está implementando ahora.
Acceso vencido para usuarios externos: En Microsoft se dieron cuenta de que un sólido trabajo en equipo requiere que compartas y colabores con tus pares dentro y fuera de tu organización, ya sean socios, clientes o proveedores externos.
Para proteger los archivos compartidos, los administradores pueden establecer un período de vencimiento obligatorio para garantizar que el acceso no dure para siempre y ayudar a evitar la filtración de datos de la organización por accidente. Esta directiva se puede habilitar en el centro de administración de SharePoint (tanto moderno como clásico) y se aplica tanto a OneDrive como a SharePoint.
Una vez implementada la política, los usuarios externos perderán automáticamente el acceso al contenido en el nivel de sitio por sitio (o en el nivel de OneDrive por OneDrive). Los administradores del sitio de SharePoint y los propietarios de OneDrive tendrán la autoridad para extender o eliminar el acceso de los usuarios seleccionados. Esta función se está implementando ahora.
Tareas en Microsoft Office: las tareas pueden originarse desde cualquier lugar en cualquier momento, esto es particularmente problemático si necesita romper la concentración de cualquier documento de Office en el que se encuentre para asignar esa tarea a través de otra aplicación. Pero eso era antes, actualmente se pueden asignar tareas usando @mención de comentarios directamente en Word y Excel, y pronto estará disponible PowerPoint.
Puedes agregar una fecha de vencimiento a las asignaciones de tareas @menecion y realizar un seguimiento de los cambios a través del historial de comentarios en línea. Estas asignaciones de tareas también activan notificaciones por correo electrónico con un enlace al comentario en el documento.
Resúmenes “de un vistazo” en los correos electrónicos compartidos: cuando los usuarios reciben una notificación de correo electrónico compartido, ahora podrán ver un breve resumen de tres puntos del documento, lo que les ayudará a determinar rápidamente si el archivo es relevante para ellos, esta función estará disponible a finales de este año.
Compatibilidad con la edición sin conexión para documentos de Office en OneDrive para iOS: pronto Microsoft permitirá la capacidad de editar documentos de Office que haya marcado para su uso sin conexión en la aplicación móvil OneDrive para iOS. Una vez sin conexión, simplemente toca “Editar” o “Abrir en Word” para comenzar a editar. Luego, continua justo donde lo dejaste una vez en línea, esta función estará disponible a finales de este año.
Informes de administración de sincronización: en función de los comentarios, Microsoft ha trabajado arduamente en nuestra visión de los informes de administración de sincronización para permitir la sincronización de administradores de pequeñas empresas a grandes empresas no solo con datos, sino también con información útil.
Los administradores pronto podrán monitorear la adopción y el estado de la sincronización. Con los informes de administración de sincronización, los administradores tendrán acceso a la información de sincronización de la máquina por usuario y pueden verificar el estado de sincronización y las versiones de la aplicación de sincronización de dispositivos individuales.
Los administradores también pueden monitorear el éxito de la implementación de Mover carpetas conocidas y ver el progreso relacionado para cada dispositivo, como qué dispositivos se eligieron con éxito en Mover carpetas conocidas, cuántas carpetas se han movido y más. Finalmente, podrán profundizar en los errores de sincronización y ver los errores en cada dispositivo, lo que permitirá resolver proactivamente los problemas del usuario final.
A medida que las empresas avanzan hacia el escenario de trabajo remoto, esto se ha vuelto inmensamente importante para los administradores de sincronización. Los informes de administración de sincronización se lanzarán a la vista previa pública a finales de este año.
Consolidación del centro de administración: para darle aún más poder con un control eficiente sobre el contenido de la organización, a finales de este año el centro de administración de OneDrive se unirá con el centro de administración de SharePoint para brindar un control holístico y optimizar la experiencia de administración.
Los administradores pueden controlar el uso compartido interno y externo a nivel de la organización tanto en SharePoint como en OneDrive y establecer controles de acceso para los usuarios, administrar el límite de almacenamiento predeterminado, permitir que los usuarios reciban notificaciones del dispositivo, especificar políticas de retención; y administrar controles de sincronización para OneDrive, todo en un solo lugar. Junto con las mejoras en los informes, esta unión también brindará soporte para la accesibilidad WCAG 2.1, Global Reader, mensajes de error y rendimiento.
Mejoras en el movimiento de carpetas conocidas: Microsoft lanzará una mejora para darle más control sobre la implementación del movimiento de carpetas conocidas y apuntar a más usuarios.
En primer lugar, se ha eliminado la sincronización selectiva como bloqueador del movimiento de carpetas conocidas. En el pasado, si un usuario optaba por no sincronizar sus carpetas de Documentos o Imágenes de OneDrive, no era elegible para Mover carpetas conocidas hasta que sincronizaba esas carpetas. Ahora, ya no se requerirá que los usuarios corrijan este problema manualmente; en su lugar, lo hará automáticamente en el flujo de movimiento de carpeta conocida, lo que permitirá que se despliegue a más usuarios. Esta funcionalidad ya está disponible.
En segundo lugar, los administradores ahora podrán elegir qué carpetas conocidas (Escritorio, Documentos o Imágenes) les gustaría mover a OneDrive como parte de la política silenciosa; ya no tienen que elegirlas todas a la vez. Esta funcionalidad ya está disponible.
En tercer lugar, Microsoft está trabajando en una nueva política que le permita especificar un nombre de archivo o una extensión de archivo que le gustaría excluir de la sincronización a nivel de dispositivo. Esto soluciona un problema en el que ciertos tipos de archivos no se sincronizaban, por ejemplo, cuando las carpetas del escritorio llenas de archivos de acceso directo se movían a OneDrive. Estos archivos seguirán estando en la raíz de sincronización del dispositivo, pero no se cargarán en OneDrive. Esta funcionalidad estará disponible a finales de año.
Funciones de seguridad y cumplimiento: Microsoft se basa en la confianza, es por eso que quieren seguir dando seguridad de nivel empresarial y sin fricciones junto con una oferta de cumplimiento integral.
Esta primavera se anunciaron las etiquetas de confidencialidad de Protección de la información de Microsoft (MIP) para proteger equipos, sitios de SharePoint y asociando políticas de privacidad y dispositivos con etiquetas de confidencialidad. Microsoft actualmente está anunciando políticas de uso compartido externo con etiquetas de confidencialidad MIP, en vista previa pública próximamente. Con esto, puedes asociar políticas de uso compartido externas a las etiquetas de confidencialidad, lo que las hace aún más poderosas para lograr una colaboración externa segura con una experiencia sin fricciones para los usuarios.
Pronto se lanzará en vista previa privada la capacidad de los administradores para acceder a información de gobierno para archivos en SharePoint, OneDrive y Teams, lo que te ayudará a monitorear el contenido sensible en toda su organización a medida que su fuerza laboral crece y se distribuye por todo el mundo.
Los administradores ahora pueden configurar la regla de Prevención de pérdida de datos (DLP) con una acción para bloquear el acceso de invitados al contenido confidencial con cualquier persona que tenga el enlace. No solo a nivel de contenido sensible, se está intentando ayudar a proteger y evitar fugas de contenido sensible en todos los puntos finales de los dispositivos Windows.
También se anunció la vista previa pública del cierre de sesión unificado en SharePoint y OneDrive, que permitirá a los administradores cerrar la sesión de un usuario en todas sus sesiones en todos los dispositivos (incluidos los no administrados).
Finalmente, se anunció la disponibilidad general de barreras de información para SharePoint y OneDrive. Ahora puedes segmentar su organización según tus necesidades de cumplimiento y crear barreras para la comunicación y la colaboración entre esos segmentos.
Fuente: Celebrating the top OneDrive moments from Microsoft Ignite 2020