La organización y administración de los datos en una empresa se ha vuelto en los años recientes algo esencial debido a la necesidad de trabajar en equipo y la posibilidad de utilizar los recursos de manera eficaz y eficiente.
Los software de gestión de proyectos son sistemas de control de información que funcionan como herramientas que, sin importar la cantidad de personas con las que estés trabajando o donde se encuentren, todos podrán colaborar el desarrollo del proyecto.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
La gestión en cuanto a la generación de proyectos necesita mantener lo más estructurada posible la información, además de que ayuda a volver más eficientes los recursos de un equipo de trabajo e incluso de una empresa.
¿Qué es lo que hace un software de gestión de proyectos?
- Planifica los proyectos.
- Ayuda a controlar los costes de operación.
- Organiza y gestiona la información.
- Asigna tareas y funciones que comprobaran la carga de trabajo de cada persona dentro de los proyectos.
- Rastrea los proyectos por etapas, pasos y cambios por los que han pasado los proyectos.
- Mejorarás la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
¿Por qué es necesario un software de gestión de proyectos para tu organiza o empresa?
Manejar la información de un proyecto es esencial porque permite administrar las acciones de un equipo.
Esta gestión depende de las herramientas especializadas que se utilicen para acelerar los procesos internos de una empresa, esto puede pasar en las siguientes áreas del proceso de producción:
- Planificación.
- Producción.
- Coordinación.
- Relación con los clientes.
Lo anterior, ayudará a que la metodología de estas herramientas se aplique de manera eficiente y generar productos de valor en el mercado para los consumidores.
Estos son los mejores software para poder gestionar los proyectos
Softaware Holded
Este tipo de programa está especializado a cumplir las necesidades de las pequeñas y medianas empresas o (PYMES) o para personas que tienen negocios autónomos. Holded es un ERP (Enterprise Resource Planning) en la nube y que, además, permitirá automatizar las áreas de tu negocio por sus funciones.
El objetivo de este programa es aumentar la productividad de cualquier empresa, industria o comercio. Aquí tendrás la posibilidad de acceder a una versión de forma gratuita y una versión pagada que te permitirá obtener todas las funciones.
Esto te permitirá planificar, a través de la colaboración y el control detallado de los proyectos. También el trabajo que realiza cada miembro del equipo y además cada una las tareas correspondientes que se están llevando a cabo.
Tendrás acceso a una visión global sobre los procesos y avances en cada fase de los proyectos que se están ejecutando, su metodología es propia de los diagramas de Gantt o la propia vista de Kanban.
Podrás disfrutar de una versión para aplicación móvil en los sistemas operativos de los smartphone del sistema Android o iOS. Con Holded podrás calcular la rentabilidad de un trabajo, facturar por hora, desde la interfaz podrás elegir la plantilla, gestionar tu presupuesto y la recopilación de archivos.
Software Project for the Web
Este es parte de la Suite de Office 365 y tiene caracteristicas de gestion de proyectos en formato tarjetas o tablero Kanban , ademas permite la gestion de tareas como si fuera una carta gantt de Project Professional o incluso importalas. Project for the web ademas se integra con Microsoft Teams entregando una experiencia integrada para los usuarios de Office 365.
Dentro de los software de gestion de proyectos es de los mas convenientes dado que esta integrado a la suite de Office 365 y la licencia ronda los 10 US por usuario mes.
Software Monday.com
Este programa de la nube permitirá con los flujos de trabajo (o los ya conocidos de como Workflow) tener un panorama completo de la información a gestionar, además de los procesos y áreas de una organización.
Los equipos de trabajo de cualquier tamaño pueden utilizar este programa, por su adaptabilidad y eficacia de las plantillas, esto sin necesidad de programar y automatiza las tareas manuales. Además de conectar los equipos por medio de la interfaz visual.
Una de las mayores ventajas es que, tendrás acceso a 200 mil plantillas. Podrás personalizarlas, añadiendo clases, agrupar módulos, automatizar notificaciones, asignar propietarios, actualizar estados, eliminar errores humanos, dar seguimiento al estado del proyecto por medio del sistema Gantt, mapas y formularios.
Software Wrike
Este programa tiene dos versiones, ya sea de forma gratuita y de pago, su sistema guarda la información, la nube, esto ofrece una solución de principio a fin del proyecto, en otras palabras, se le dará seguimiento al proceso y los resultados finales. También tendrá acceso a la posibilidad de evaluar el mismo proyecto a posteriori.
Tendrás acceso a paneles de control y workflow especializado para realizar automatizaciones y podrás coordinar en tiempo real el trabajo en equipo, incluso podrás eliminar las conversaciones por correo electrónico que ya no sean de utilidad. Además de que podrás substituirlas por comentarios y notificaciones en tiempo real.
También podrás solicitar y tener información del panorama completo de todas las entregas del proyecto que se está desarrollando, esto sumado a que Wrike te permite integrar el sistema de Google Drive para el uso de archivos de la nube.
Software Asana
Es una de las herramientas más útiles en la gestión de proyectos. Puede ser utilizada en las aplicaciones móviles de los Smartphones, lo cual ayudará a cumplir con las tareas establecidas para todos los que conforman un equipo en cualquier momento.
Asana ocupa un modelo de datos llamado Work Graph TM. Este es exclusivo de Asana y que además te permitirá utilizar tableros de proyectos para identificar los siguientes pasos, adjuntar archivos y poder tomar acciones más eficientes durante el progreso de tu proyecto.
Tendrás acceso a informes en tiempo real para evaluar los procesos, detectar posibles errores y e establecer los cambios que puedan llegar a ser necesarios.
Software Smartsheet
Este software te ofrecerá flexibilidad para gestionar y adaptar la gestión de proyectos en función al tamaño de tu negocio y las necesidades del mismo. Tendrás la posibilidad de conectar los datos entre los diferentes sistemas y automatizar tareas.
Con Smartsheet serás capaz de monitorizar la información y el estado del proyecto. Además tendrás acceso descargas avanzadas del informe, al manejo de horarios y presupuestos para establecer planes de gastos, así como obtener la transparencia en los aspectos financieros de tu empresa.
Software Clarizen
Este software es una herramienta de gestión de datos que funciona de manera colaborativa. Si tu equipo necesita trabajar en tiempo real, podrás utilizar el software como si utilizarás Google Drive.
Los tableros con los que funciona Clarizen buscan automatizar flujos de trabajo. Además de que utiliza una versión web, e integra Salesforce el cual enlaza los informes de ventas y al mismo tiempo ayuda a minimizar riesgos y planificar tanto la duración del proyecto como los gastos.