La pandemia ha obligado a las empresas a transformarse digitalmente sin dar tiempo para asimilar las tecnologías correctamente mediante una metodología de adopción o en base a un programa de transformación digital (como nuestro programa Doctor 365) los cuales permiten entregar correctamente la información y que los usuarios no se enfrenten con un proceso brusco. Este proceso ha beneficiado a muchas organizaciones dado que permite abaratar cotos, reducir tiempos y también ha abierto la puerta al teletrabajo. En base a lo anterior ha surgido una pregunta recurrente desde las organizaciones la cual es “¿Cuánto tiempo necesito para adoptar una herramienta y que sea parte de nuestra identidad corporativa?”.
La respuesta a la pregunta formulada previamente es algo muy difícil de responder dado que actualmente existen varios factores que son parte de la respuesta. En nuestro caso como empresa de consultoría (LatinShare) hemos considerado los siguientes factores:
- Tamaño de la empresa: es común poder clasificar las empresas en base a su cantidad de empleados por lo cual tenemos generalmente 3 tipos de empresas las cuales son pequeñas, medianas y grandes.
- Edad de los usuarios y nivel de alfabetización digital: esto es una variable muy importante y generalmente, según el tamaño de la empresa. Es más fácil de medir empresas pequeñas, pero en empresas o holdings es algo realmente difícil de establecer por lo que el contacto con los departamentos de RRHH es realmente importante.
- Formato de trabajo: hoy en día existen variados tipos de empresas que han adoptado formatos mixtos de trabajo en base a teletrabajo y presencial. Pero existe un porcentaje mayoritario que, previo a la pandemia mantenía el formato presencial.
- Estructura organizacional: la estructura de las organizaciones es también importante dado a que, según la forma en que se lideran los equipos o gerencias (tribus, equipos de trabajo jerárquicos o en empresas individuales), la información puede ser entregada de forma más eficiente de parte de los líderes de esta.
- Complejidad de la herramienta: esto se refiere a la complejidad de la herramienta a implementar para apoyar la transformación digital en tu empresa. Si son varias se debe sacar un promedio, que en ese caso la complejidad se mide baja, media y alta.
Cada uno de los factores anteriores son parte de una ecuación que permite entregar un tiempo promedio de adopción (uso constante de una herramienta donde esta es parte del día a día del usuario en palabras sencillas), donde podremos determinar el rango de tiempo que debería ser suficiente para que la gente se acostumbre a la herramienta y use todo su potencial.
En base a lo anterior esta ecuación se puede establecer en la siguiente formula:
El tamaño de la empresa se considera con la siguiente tabla:
| Tamaño empresa | Días |
| 1-50 | 20 |
| 50-250 | 30 |
| 250-1000 | 40 |
| 1000-3000 | 60 |
| 3000+ | 80 |
Edad y Nivel de alfabetización digital: para obtener este valor básicamente tenemos que considerar el nivel de digitalización de nuestros colaboradores y también la capacidad de aprendizaje de estos para estos debemos hacer una media donde se deben individualizar las áreas y categorizar estas variables obteniendo un promedio, para esto se puede ocupar la siguiente tabla:
| Edad promedio grupo | Capacidad aprendizaje alta | Capacidad de aprendizaje media | Capacidad de aprendizaje baja |
| 25-30 | 0 | 1.5 | 2 |
| 31-35 | 1.2 | 1.5 | 2.5 |
| 35-50 | 1.5 | 2 | 3 |
| 50-65 | 1.5 | 2.5 | 3 |
El formato de trabajo al ser un factor que obliga a las empresas a adoptar herramientas tecnologías se toma como un acelerador:
| Formato | Valor |
| Teletrabajo | 0.50 |
| Mixto | 0.75 |
| Presencial | 1 |
El factor de la estructura organizacional de esta ecuación se basara en su estructura donde se deberá aplicar la siguiente tabla:
| Estructura | Valor |
| Holding | 1 |
| Jerárquico | 1 |
| Horizontal | 2 |
| Tribus | 2 |
El último factor de la complejidad de la herramienta se basa en el tipo de herramienta que se implementará en la organización en miras de transformarla digitalmente.
| Complejidad herramienta | Valor |
| Alta | 2 |
| Media | 1.5 |
| Baja | 1 |
En base a lo anterior podemos determinar un diagnostico simple en base a una empresa que tiene una estructura clásica (jerárquica) y tiene 1500 usuarios, esta que quiere implementar un software de colaboración para equipos y no solo trabaja presencialmente. Esta empresa está dividida en gerencias donde sus usuarios en promedio tienen 40 años y una capacidad de aprendizaje en promedio media. La ecuación se vería de esta forma:
(60 x 2 x 1) /1) x 1 = 120 días es que demoraría esta organización en adoptar una herramienta con un proceso.
Es así como teniendo en cuenta los factores antes mencionados podemos determinar el tiempo y con programas de adopción podemos acelerar el uso de estas herramientas y así como mencionamos anteriormente aprovechar el potencial que salga de las funciones básicas.