La nueva experiencia de compartir documentos ahora dentro de
Teams mientras trabajas en la pestaña de Archivos dentro de un canal. El foco
de estas mejoras en intercambio de archivos es brindar una experiencia consistente
e inteligente a través de todas las locaciones en las que el usuario trabaja
con archivos.
Experiencias de documentos inteligente
Le da a los usuarios la habilidad de compartir y colaborar
en tiempo real, buscar y descubrir archivos que son relevantes o que han sido
compartidos con el usuario para así agilizar procesos dentro de el flujo de
trabajo de un día.
Servicios de contenido inteligente
Provee agentes de procesamiento de contenido impulsados por
inteligencia artificial, acceso a mecanismos de control como, protección de
pérdida de datos (DLP), administración de archivos y retención junto a una
protección líder en el mercado con encriptación tanto en descanso como en tránsito.
La nueva experiencia de archivos en Teams (Web y desktop)
Microsoft continúa trayendo todo el poder de SharePoint
hacia Teams, cómo noticias, páginas, listas y ahora con la nueva experiencia en
la pestaña de archivos de los canales. Esto incluye la habilidad de sincronizar
archivos en tu computador (sea PC o Mac) y ver previews enriquecidos dentro de
más de 320 tipos de archivo, puedes crear vistas y trabajar con metadata, ver
el ciclo de vida de un documento, ver las tarjetas de vista previa, anclar
archivos en primera fila y hacer cosas como check in o check out.
La nueva experiencia de intercambio de archivos en Microsoft
Teams (web y móvil)
Aparte de introducir todas estas funciones y las nuevas
experiencias de archivos en Teams, Microsoft trajo la conocida experiencia de intercambio
de archivos ya disponible en OneDrive, aplicaciones de Office, SharePoint,
Windows Explorer y Mac Finder en Teams. Esto significa que no importa desde
donde el usuario esté ocupando Microsoft 365, tendrá el mismo control sobre
como los archivos son compartidos y como se accede a ellos.
Microsoft trae una experiencia de intercambio de archivos
consistente sin importar desde donde el usuario esté compartiendo, esto incluye
OneDrive, Office desktop y aplicaciones moviles, librerías de archivos de
SharePoint, Windows Explorer desktop y Mac Finder a lo que se le suma ahora
Teams. Microsoft se encuentra trabajando para asegurar que la experiencia de
intercambio de documentos este enriquecida con opciones que sean consistentes a
través de todos los dispositivos y plataformas.
La nueva experiencia de intercambio de archivos en Teams se
adhiere a las políticas puestas y le da a los usuarios la flexibilidad de
compartir de la manera que quieran compartir.
Cuando el usuario este escribiendo en un chat, simplemente
tiene que hacer click en el icono del clip, seleccionar en los archivos
recientes o buscar entre los canales de Teams o OneDrive y seleccionar lo que
quiere compartir, haciendo click en el botón de compartir un link. También
puedes copiar y pegar un link compartido y Teams lo va a formatear para verse
bien dentro de la discusión.
La configuración inicial para compartir archivos se adhiere
a la que viene por defecto dependiendo desde donde se esté compartiendo el
archivo, esto se puede cambiar en la flecha al lado del archivo que aparecerá
en el mensaje, al hacer esto te mostrará la tarjeta de configuración del link,
la misma experiencia que podemos ver a través de Microsoft 365. Después de que el
usuario comparta un archivo, empezarán a salir recordatorios de intercambio
automático después de siete días, para ayudar al usuario y sus colegas por si
se perdieron de la notificación original.
La actualizada experiencia de OneDrive en Teams
El usuario no tiene que salir de Teams para acceder a los
archivos de OneDrive, para eso el usuario tiene que hacer click en Archivo >
almacenamiento cloud > OneDrive, para así poder ver los archivos y carpetas
desde Teams.
Los usuarios frecuentemente utilizan el email para editar y
compartir documentos con sus equipos, con la nueva experiencia de intercambio
de archivos se hace más fácil colaborar en documentos en Outlook, también
incluye una poderosa nueva manera de trabajar con links de archivos en un
email, sin necesidad de adjuntar, compartir links a OneDrive deja que los
miembros del grupo vean los últimos cambios y coautorías en tiempo real.
Para eso el usuario tiene que en Outlook ir hacia los
grupos, seleccionar un nombre de grupo e inmediatamente se podrán ver los
archivos recientes y documentos, desde allí el usuario puede crear nuevos
documentos de Office, sincronizar, ver, editar, subir y bajar archivos.
La experiencia de intercambio de archivos en Outlook Web App
(OWA) y selección de archivos en Outlook Movil
El usuario ya no necesita adjuntar los archivos en un email,
ahora puede mandar un link, luego de dar los permisos necesarios para que los
otros usuarios tengan acceso, de esta manera se mantiene una sola fuente de la
cual todos pueden tener acceso a la versión más actualizada.
Con la nueva experiencia de intercambio de archivos, cuando
el usuario copie y pegue un link hacia un archivo guardado en OneDrive, Outlook
Web App hará que el nombre del archivo se convierta en un link en vez de enviar
la url completa, el usuario tiene el control de cambiar el acceso y los
permisos a quienes se les haya compartido el link.
La experiencia en Outlook Móvil
La nueva experiencia en Outlook Móvil deja que el usuario
agregue archivos en los que está trabajando a través de cualquier aplicación de
Microsoft 365. Cuando el usuario adjunte un archivo navega a través de los archivos
en OneDrive, mostrando todos los archivos y no solo los modificados
recientemente, los que el usuario haya modificado recientemente estarán en la
parte superior para mejor y más fácil acceso. El usuario también tiene la
opción de seleccionar entre los archivos que hayan compartido con el
recientemente por email, y la parte novedosa es que se pueden compartir a
través de un link y no como un archivo adjunto.
Microsoft Teams es el hub para el trabajo en equipo donde el
usuario y su equipo puede colaborar en archivos, comunicarse y agilizar todos
sus procesos de trabajo. SharePoint es el intranet inteligente con sitios que
dejan que el usuario se comunique y administre contenido dentro de la
organización, SharePoint también funciona como servicio de contenido para todo
Microsoft 365. OneDrive es la aplicación inteligente para archivos de Microsoft
365, dónde el usuario puede mantener todos sus archivos compartidos a través de
Microsoft 365 y con el poder de acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
Mientras el usuario colabora en distintos proyectos y con
distintas personas hay una experiencia consistente en como se ven, editan,
cooperan y comparten los archivos, tanto con otros usuarios como con invitados,
de esa manera se puede sincronizar en los distintos dispositivos y mantener la
productividad. Los archivos de un usuario dentro de su OneDrive son privados
hasta que el usuario decida compartirlos, en Teams, los miembros son dueños de
los archivos en los escenarios de grupo (sean grupos públicos o privados), los
miembros del grupo pueden manejar los accesos a estos archivos a través de las membrecías
de grupos. En el escenario de manejo de contenidos empresariales (ECM), sean
centros de archivos, centros de documentos y manejo de conocimiento (MK) son soluciones
para lugares de trabajo inteligentes basadas en SharePoint.
Aparte de los archivos, SharePoint trae portales, sitios, páginas, novedades, listas y aplicaciones. Teams agrega chat, reuniones, llamadas e integración de aplicaciones de primeros y de terceros. A través de todo esto Microsoft Search brinda descubrimiento inteligente al mismo tiempo que protección a la información, con seguridad a la vanguardia de la industria, obediencia y manejabilidad.
Fuente: Rich, new file and sharing experiences throughout Microsoft 365, now in Microsoft Teams
