Millones de personas trabajan en Microsoft Teams para conectarse, colaborar y hacer el trabajo. Pero, ¿qué pasa con todo el trabajo que ocurre fuera de su organización?
Para ello, existe Microsoft Teams Connect (también conocido como canales compartidos). Los canales compartidos son una característica de Microsoft Teams que facilita la colaboración con cualquier persona dentro y fuera de su organización.
Qué son los canales compartidos
Los canales compartidos son una nueva forma de colaborar con usuarios internos y externos. A diferencia de añadir un usuario como miembro o invitado a todo un equipo, los miembros se añaden a un canal individual dentro de un equipo.
Añadir miembros a un solo canal significa que puedes invitar a usuarios internos o externos a acceder sólo a ese canal y a ningún otro del equipo. Los canales compartidos son excelentes por varias razones.
Una de las principales es que pueden reducir la dispersión del equipo. Ya no es necesario crear un nuevo equipo sólo para compartir con un usuario externo. Puedes añadir un canal compartido que sirva para el mismo propósito y limitar el acceso a las mismas membresías que se habrían hecho en el equipo.
Pero lo más importante para mí es que podría poner fin al cambio de tenant para el acceso de invitados externos. Y seamos sinceros, ¿a quién le gusta cambiar de tenant sólo para acceder a un canal?
¿Cómo se habilita un canal compartido?
Puede habilitar los canales compartidos en el centro de administración de Teams. Tiene la opción de crear una nueva política de Equipos o ajustar la política global.
Si tiene previsto compartir canales con personas ajenas a su organización, debe configurar los ajustes de acceso entre tenants en Azure AD. Asegúrate de que la organización u organizaciones externas con las que vas a colaborar también completen esta configuración en su extremo.
Los canales compartidos de Teams ofrecen a los administradores una serie de “controles granulares”. Esto incluye la capacidad de crear políticas de Teams que especifiquen quién puede crear un canal compartido, compartir canales con usuarios externos y participar desde el tenant externo.
¿Cómo se invita a un usuario a un canal compartido?
Los canales compartidos en Microsoft Teams crean espacios de colaboración en los que se puede invitar a personas que no están en el equipo. Invitar a un usuario interno o externo o a un equipo es fácil. Haga clic con el botón derecho en el canal compartido y elija compartir con personas, con un equipo o con un equipo propio.
¿Qué pueden (y no pueden) hacer los usuarios externos en un canal compartido?
En lo que respecta a los permisos para miembros e invitados de los canales compartidos, no te pillará por sorpresa. Son muy similares a los permisos que se encuentran en los canales públicos y privados. Todo depende de la configuración que hayas definido para un equipo y de cómo los miembros pueden interactuar con el canal.
Ten en cuenta que los invitados se ven como miembros y pueden realizar las mismas acciones (cuando se seleccionan) que los empleados internos.
¿Cuáles son las posibilidades de compartir y reunirse con usuarios externos en un canal compartido?
Los equipos de todo el mundo trabajan de forma asíncrona todos los días. Herramientas como Microsoft Teams facilitan la comunicación y la colaboración asincrónica para que los usuarios externos compartan y sean coautores de archivos en canales compartidos, comparables a los canales estándar y privados.
Los canales compartidos admiten tanto Meet Now como las reuniones programadas. Los miembros del canal pueden lanzar una reunión directamente en el canal e invitar a participantes externos a unirse.
Es bueno saber sobre el uso compartido y la coautoría de archivos en los canales compartidos de Microsoft Teams
- Un canal compartido obtiene un sitio de SharePoint dedicado
- Un sitio de canal compartido sincroniza la clasificación de datos del sitio del equipo principal
- Como administrador, puede utilizar políticas en Microsoft Teams para controlar lo que los usuarios de su organización pueden hacer en los equipos y canales. Por ejemplo, puede establecer si los usuarios pueden crear canales privados o compartidos.
- Los usuarios externos pueden acceder sin problemas a un sitio de canal compartido a través de Azure AD B2B direct connect, lo que le permite compartir recursos con organizaciones externas y entre varios inquilinos de su propia organización, sin tener que añadirse a las organizaciones de los demás como invitados.
Es bueno saber sobre las reuniones en los canales compartidos de Microsft Teams
- Los canales compartidos admiten Reunirse ahora y Reuniones programadas.
- Sólo los usuarios del inquilino anfitrión podrán iniciar una reunión de tipo “Meet Now” o programar una reunión.
- Los miembros externos pueden unirse a una reunión de Meet Now en curso y a una reunión programada.
- Por defecto, los miembros del canal no se añaden como participantes de la reunión (como los canales estándar).
¿Cómo se puede entrar en un canal compartido?
Así que estás trabajando con un socio externo y la organización ocasionalmente tiene nuevos empleados que se unen a un proyecto. Cuando los nuevos miembros se añaden al canal, ven un historial completo de conversaciones anteriores en el canal.
Hay un par de maneras de unirse a un canal compartido:
Un miembro del canal existente puede invitar a un usuario a unirse (el propietario del canal tendrá que aprobar esta invitación)
El propietario del canal compartido puede añadir un usuario directamente.
¿Cómo se inicia una conversación en un canal compartido?
Los canales compartidos permiten a los usuarios invitar a otros sin tener que añadirlos primero al equipo. Esto ayuda a reducir los problemas de exceso de uso compartido en Microsoft Teams y proporciona más flexibilidad cuando se colabora fuera de su equipo.
Publicar en un canal compartido es lo mismo que publicar en los canales estándar y privados. Los miembros de un canal compartido tienen un espacio de conversación seguro, y cuando se añaden nuevos miembros, pueden ver todas las conversaciones (incluso las antiguas) en ese canal compartido.
¿Sabes todo lo que hay que saber sobre los canales de Microsoft Teams?
Los canales facilitan el trabajo en equipo al permitir a los usuarios compartir ideas y trabajar juntos en documentos en tiempo real para dar vida a esos conceptos. Y encontrar formas eficaces de trabajar juntos a distancia nunca ha sido tan importante.