¿Alguna vez te haz preguntado qué pueden ver y averiguar de ti tus jefes sobre las actividades que realizas en Microsoft Teams?
Si eres uno de los millones de usuarios en el mundo con la aplicación de comunicación de Microsoft, quizás te interesa cuánta información se le entrega al Administrador de Microsoft Teams, a través del panel de Administración.
Los jefes pueden saber mucho de sus equipos, canales, mensajerías y más, pero poco y nada de cada uno de nosotros como trabajador. Eso desde hace poco, pues en septiembre de 2021, Microsoft eliminó la vinculación directa entre un trabajador y sus acciones en los informes de Microsoft 365, con nombres de usuarios anónimos en lugar de los reales, sin embargo los administradores podrían deshabilitar esta medida de privacidad si lo estiman conveniente.
Lo primero es saber que esta información solo está disponible en el Centro de Administración de Microsoft Teams para las personas que tengan las credenciales y accesos.
En esta página los administradores de Teams, administran grupos, el acceso a externos y fijan políticas de mensajería, llamadas, reuniones, aplicaciones y otros. Además se crean “informes de uso” con estadísticas y métricas recogidas por Microsoft Teams sobre los usuarios de la organización, que pueden ser descargados.
¿Qué informes podemos ver?
Se pueden ver informes de uso de aplicaciones, de telefonía, de uso de dispositivos en Teams, de uso de Teams, de actividad en Teams, de citas virtuales de llamadas, uso de llamadas salientes de audio conferencia, entre otros informes.
Respecto a los rangos de fecha, cada informe es variable. Van desde los últimos 7 días, a los 30 últimos o 90 días. Información que se va renovando y no queda almacenada.
En el caso de los informes de usos de aplicaciones se informa de la actividad, las tareas, el chat, las bibliotecas de documentos, el uso de Onedrive, Onenote, entre otras apps de Microsoft.
En detalle, el administrador de Teams podrá ver en cada aplicación la cantidad de usuarios activos, es decir personas dentro de la organización que han utilizado esa aplicación durante el período de tiempo seleccionado.
Se suma el informe de uso general de Teams, donde se podrá saber cuántos usuarios activos hay en total para la plataforma, cuántos canales estuvieron activos, cuántos mensajes de respuesta han sido publicados en canales, cuántas reuniones se organizaron y cuántos mensajes urgentes fueron enviados, incluyendo también el nombre de cada uno de los equipos con los usuarios activos, invitados, canales activos, mensajes publicados, respuestas, mensajes de canal, mensajes urgentes, reacciones, menciones, reuniones organizadas, el estado de su privacidad y la fecha de la última actividad.
El informe de uso de dispositivos de Teams mostrará desde dónde están utilizando los distintos usuarios de la organización la aplicación de Teams. Los y las administradores de Microsoft Teams, podrá visualizar cuántas personas están utilizando Teams desde cuál dispositivo y plataforma.
Cumpliendo la normativa, Teams ocultará la información que puede identificar a los usuarios dentro de la organización, sin embargo es posible deshabilitarlos, si se estima conveniente.
Otro informe por revisar es el de uso de eventos en directo de Team. Este informe se puede pedir por rango de fechas o por el organizador o organizadora del evento. Como dice su nombre se podrán ver los eventos realizados, la hora de inicio, el estado, quién lo organizó, quienes fueron moderadores dentro del evento, quienes fueron productores, la cantidad de visitas que tuvo ese evento, si la grabación estuvo activada o desactivada y el tipo de producción que se utilizó.
En este apartado se encuentra la la grabación y la grabación alternativa, la asistencia y las preguntas y respuestas.
Las citas virtuales también tienen su métrica en Microsoft a través de booking u otra aplicación. Se podrá ver la fecha de inicio, el identificador único de la reunión, cuánto tiempo estuvieron en la sala de espera los usuarios, la duración, el estado, el tipo de producto, desde donde se generó esta reunión, los asistentes y los mensajes de texto enviados asociados a esa reunión.
También existe un informe sobre el uso de uso de minutos de telefonía y mensajes grupales, con las llamadas salientes, incluyendo el país o la región, la funcionalidad en específico, la cantidad de minutos o mensajes y cuántos han sido utilizados de la cantidad disponible. Esta es una característica que solo tienen las empresas con integración con telefonía.
Finalmente está el uso de llamadas salientes de audio conferencia. Para esta tenemos que tener una licencia y podremos revisar todos estos detalles: quién organizó la reunión, nombre de usuario, minutos totales, cuántos créditos fueron consumidos en esa llamada, el tipo de cambio y el país o región.
Los informes son descargables, y se pueden ver de forma más completa y en detalle en la versión csv, para abrir en Excel.