Tradicionalmente, las intranets son consideradas fuentes sumamente formales de información, con una compleja estructura diseñada para cumplir los requisitos de la organización ¿Pero es realmente necesario? En este artículo exploraremos cómo abordar las comunicaciones organizacionales en un mundo post intranet.
No es la herramienta, es el proceso
¿Es realmente útil la comunicación al interior de tu organización? Cuando nos enfocamos más en el cómo que en el por qué, terminamos con comunicaciones organizacionales con un desempeño subpar. En una organización donde el 50% del correo electrónico no se lee, de nada me servirá reinventar mi correo electrónico si la herramienta no se está utilizando para lo que corresponde. Lo mismo sucede con las intranets, donde pocas veces tenemos contenido realmente alineado con lo que los usuarios desean ver.
Look book, lo nuevo de SharePoint
El desarrollo de una intranet era un proceso complejo, costoso y largo, con proyectos que pueden durar 3 meses, 6 meses o incluso un año. Esto volvía prohibitivo el costo de desarrollar una intranet y productos empaquetados como Valo Intranet lograron satisfacer ese mercado, sin embargo seguía existiendo la brecha que permitiera a las organizaciones avanzar en cuanto a sus personalizaciones sobre SharePoint Online de manera rápida y sencilla.
Con una completa galería de plantillas distribuidas en sitios de comunicación para organizaciones, departamentos, equipos, comunidades y soluciones, look book es una vitrina que le muestra a las organizaciones todo lo que pueden hacer con su ambiente SharePoint online de manera nativa sin necesidad de escribir código.
Cada plantilla tiene una página dedicada en donde se muestra la estructura completa del sitio, los componentes que utiliza con enlaces a la documentación para un entendimiento más profundo, contenido incluido y un atajo para desplegar la plantilla en un sitio de SharePoint Online (siempre y cuando tengamos los permisos necesarios).
Esto no sólo nivela drásticamente el campo de juego para las pequeñas organizaciones, también habilita los procesos de transformación digital y gestión del cambio al entregar mayores plantillas para gestionar las comunicaciones al interior de nuestra organización y la inclusión de la documentación técnica permite a los equipos de desarrollo extender las capacidades al guiarlos direcrtamente al componente que deben entender o intervenir. Todo esto sin tener que invertir un peso en licenciamiento, despliegue o entrenamiento adicional ya que todo es parte de nuestra suscripción de Microsoft 365.
¿Intranet de pago o look book, cuál es la mejor decisión?
Tal como dijimos anteriormente, las ventajas que look book ofrece son considerables, incluyendo la disminución de brechas comunicacionales entre diseñadores, desarrolladores y otros stakeholders del proyecto para lograr un despliegue exitoso. El problema de este enfoque es que depende de la disponibilidad de los recursos como desarrolladores y diseñadores y no todas las organizaciones tienen el tamaño o la necesidad suficiente para tener un equipo dedicado a un proyecto como una intranet. Otro problema puede ser la necesidad de desplegar la solución en menos de 3 semanas desde que se adquiere el producto, por lo que no hay tiempo para entrenar a nuestros recursos.
Ante esos casos, productos empaquetados como Valo Intranet y Valo Teamwork ofrecen una alternativa al entregar no solamente una intranet empaquetada, sino que también se incluyen los webparts más solicitados por los clientes como saludos de cumpleaños y un completo panel de administración delegada que es independiente de la administración de Microsoft 365. Estas soluciones cumplen además con los requerimientos de seguridad y cumplimiento que puede tener nuestra organización, junto a cubrir escenarios adicionales como usuarios conectandose desde múltiples dispositivos.
Sólo un diagnóstico adecuado de la situación de la organización, considerando las variables mencionadas y más, podrá indicar al cliente final qué camino es el más adecuado y por qué. Lo importante es que sea una decisión informada y alineada con las estrategias de transformación digital de la organización.
¿Y qué sucede con los desarrollos a medida?
Por supuesto, siempre existirán escenarios en donde sólo un desarrollo a medida puede cumplir. Lo importante es que todos los recursos que liberamos al utilizar plantillas de look book para SharePoint o productos empaquetados como Valo Intranet los podamos dedicar a desarrollar soluciones que realmente nos permitan completar nuestra estrategia de transformación digital en vez de reinventar la rueda al pedir un webpart de saludo de cumpleaños y calendario grupal a medida. Las nuevas integraciones con Office Graph, Power Automate, Power Apps y Microsoft Teams nos permiten realizar procesos de maneras nunca antes vistas, por lo que es hora de que nuestros desarrollos a medida interactúen con nuestra organización de maneras nunca antes vistas.