Una plataforma como Teams es una herramienta esencial para nuestro ambiente de trabajo actual. Aproximadamente un 70% de los profesionales a nivel global ocupan servicios como estos al menos una vez al día. Estos trabajadores y sus equipos necesitan tener acceso a la información de manera integra 24/7 para mantenerse triunfantes.
Manejar un entorno como Microsoft Teams para una organización no es cosa fácil y tener el manejo es parte fundamental para mantener la seguridad interna de tus datos y asegurar eficiencia de tu trabajo.
- El proceso de creación para nuevos grupos de Office 365 y Microsoft Teams
Empezando desde el principio con un plan de manejo significa mantener un balance, ante mayor posesión de stakeholders en grupos de Officie 365 y Microsoft Teams mayor será el éxito de la implementación, pero esto también necesita ser un proceso controlado, la habilidad de crear espacios de colaboración deberían ser dados solo a algunas personas como, por ejemplo:
- El departamento de TI, quienes pueden aprobar las funciones disponibles para cada grupo de usuarios.
- Dueños de negocios quienes tienen la responsabilidad en los datos de seguridad de la compañía.
Mientras que los dueños de contenido y stakeholders entienden sus procesos y espacios de colaboración no necesariamente se les debería confiar para manejar las aplicaciones integradas de Microsoft Teams.
- El propósito detrás de los nuevos grupos y equipos en Teams.
Al igual que con el proceso de creación, es mejor colocar restricciones alrededor de los criterios que hay detrás de los espacios de colaboración. Hemos visto organizaciones con 2.000 usuarios que tienen 2.500 grupos de Office 365, la mezcla perfecta de riesgo y costos, y mucho desorden. El caos ya afecta a demasiadas organizaciones: el 32 por ciento de los empleados en múltiples industrias, y el 37 por ciento de aquellos en TI específicamente, han evitado compartir documentos porque temían que nunca los volverían a encontrar.
- Los roles y stakeholders que determinan estos criterios
Cuanto antes se identifique a los stakeholders de las partes interesadas y los líderes de opinión internos para ayudar a construir y obtener la aceptación de toda la empresa para los procesos de gobierno. Todos en la organización se benefician de una comprensión profunda no solo de lo que está detrás de sus nuevas políticas, sino también del por qué.
Hablar con una amplia variedad de partes interesadas para establecer confianza y obtener información sobre las luchas que enfrentan los usuarios finales. Estas personas se sentirán apreciadas y entendidas, y difundirán esa buena voluntad en la organización.
- Administrando accesos y propietarios
Otra de las claves es mantener registros detallados de qué persona o personas tienen acceso y derechos administrativos a sus Grupos de Office 365 y Equipos de Microsoft para evitar proyectos que se administran fuera del departamento de TI y sin el conocimiento del equipo.
Por eso hay que preguntarse:
¿Tiene el departamento los recursos apropiados para monitorear y realizar un seguimiento de los roles y el acceso dentro de Grupos y Equipos?
¿Entienden el poder de los administradores (nuevos), propietarios, miembros y miembros externos en los equipos de Microsoft?
¿Las partes interesadas, así como los equipos de TI, legales y de seguridad, pueden garantizar que la información permanezca en las aplicaciones apropiadas y en los espacios de colaboración?
- Las aplicaciones y servicios que los usuarios tienen permitido agregar
Hay muchas aplicaciones disponibles que pueden mejorar las plataformas en la nube. Pero también hay que tener en cuenta el mayor riesgo de los servicios de terceros.
Afortunadamente, los departamentos de TI controlan las aplicaciones e integraciones que se pueden agregar a los equipos de Microsoft a nivel de equipo. Por ejemplo, es posible que no desee habilitar el uso compartido externo.
- Estructurando y reforzando propiedades y nombrando convenciones
Puede parecer demasiado restrictivo controlar cómo los usuarios nombran grupos y equipos individuales, pero hay que pensar en los miembros del equipo que luchan por encontrar un documento. Lo mismo pasa cuando los usuarios no pueden encontrar el grupo o equipo que necesitan. Y si el departamento de TI no puede aplicar políticas o mantener ciclos de vida de datos si no saben por qué existe un Equipo o qué información contiene. Ahorrará tiempo a largo plazo al automatizar las propiedades, las convenciones de nomenclatura y la gestión del ciclo de vida desde el principio.
- Políticas para guardar, archivar o eliminar contenido en Teams
Si bien Microsoft Teams es una relativamente nueva plataforma de colaboración, las personas compartirán archivos y documentos se almacenarán en los sitios de SharePoint del equipo. Se deben abordar preguntas estándar sobre el ciclo de vida del contenido, la gestión de registros y la protección de datos / protección contra pérdida de datos.
Recomendamos que se planteen temas como:
Etiquetado preciso de documentos.
Aplicación de la seguridad, taxonomía, disposición y automatización a nivel de contenido.
Clasificaciones y etiquetas que reflejan la información dentro de documentos y archivos.
Las herramientas de Office 365 como el Centro de seguridad y cumplimiento y el Centro de administración de registros de SharePoint pueden ayudar con estos procesos, y los proveedores de terceros en el ecosistema de Microsoft también pueden dar soporte aquí.
- Qué procesos de negocios antiguos van a ser reemplazados o mejorados en Teams
Si bien es posible que no tenga el mismo reconocimiento de nombre para su equipo, Microsoft Teams pronto reemplazará Skype for Business, a medida que los empleados colaboren más en los equipos de Microsoft y comprendan su funcionalidad, avanzarán a funciones como chatbots y las integraciones de flujo de trabajo e PowerPoint.
Antes de liberar todo el poder de los equipos, se debe implementar una estrategia de gestión de cambios para capacitar a los usuarios en nuevos procesos comerciales que aumenten la eficiencia y reduzcan el riesgo. Los miembros del equipo se sentirán empoderados y estarán listos para mantenerse al día con el rápido ritmo de cambio.
- Entrenando nuevos usuarios en estos procesos
La capacitación es tan importante como la estrategia cuando se trata de una implementación exitosa. Desarrollar un programa de capacitación interna temprana y desarrollar relaciones con usuarios comerciales y partes interesadas. Se convertirán en expertos informados para los nuevos despliegues y ayudarán a comprender las necesidades de los usuarios cotidianos, haciendo la vida más fácil para todos.
- Aplicaciones integradas que reducen los problemas de los usuarios y de TI
Cuando se trata de capacitar a los usuarios e implementar procesos comerciales, darle a los usuarios control sobre cómo pueden interactuar de manera segura con la tecnología reduce la carga de los trabajadores de TI para comprender y adaptarse a cada flujo de trabajo empresarial.
Las aplicaciones como Flow, Forms y Sway hacen que sea aún más fácil para los usuarios crear flujos de trabajo simples, distribuir información y colaborar. Cuando se incorporan con Microsoft Teams, estas soluciones crean una experiencia más sencilla, simplificada y simple.
Con todas las herramientas proporcionadas por Office 365, la implementación de controles de seguridad y gobierno la clave para facilitar una estrategia de gobierno y adopción exitosa y escalable.
Fuente: 10 Keys to Microsoft Teams Governance Success