El Coronavirus (CoVid-19) ha obligado a muchas personas, gobiernos y organizaciones a suspender sus actividades, incluyendo oficinas, colegios, universidades y entidades gubernamentales. Una de las principales preguntas que las personas se realizan es cómo abordar el trabajo remoto con Office 365 en tiempos de crisis y qué recomendaciones son las más adecuadas. Enterate cómo puedes planificar tu trabajo remoto con nuestra guía de consejos.
¿Sabes cómo funciona tu organización?
Lo primero que hay que tener claro, antes de planificar la recuperación ante desastres y emergencias de fuerza mayor es entender cómo funcionan las organizaciones. En muchas ocasiones los altos ejecutivos, gerentes y directivos tienen una visión teórica de cómo funciona su operación, pero en la práctica, los mandos medios trabajan de maneras completamente distintas a como estos altos cargos creían. Esto se produce principalmente porque los mandos medios carecen de la autoridad, recursos y apoyo para poder entrenar a los trabajadores de primera línea siguiendo las directrices corporativas.
Si no tenemos claridad de nuestros procesos de negocio y flujos de trabajo, será imposible elegir la herramienta adecuada para la carga de trabajo adecuada, por lo que el primer requisito es que todas las personas en la organización deben entender cómo funcionan sus procesos productivos para poder derivar las consultas y requerimientos con las áreas correspondientes.
¿Cómo estás administrando tu infraestructura?
La administración de tu infraestructura cloud y on-premise, desde la administración de redes, firewalls, identidad de usuarios y despliegue de actualizaciones y software en los equipos finales de usuarios. Herramientas como System Center Configuration Manager (SCCM) y Microsoft Intune, permiten administrar equipos Windows, Android y iOS para poder desplegar las políticas corporativas y distintos clientes de software de manera automatizada sin interrumpir los procesos productivos de la organización ni exponer a colaboradores a situaciones riesgosas.
Para el caso de organizaciones donde las personas traen sus propios dispositivos (BYOD), las suscripciones de Microsoft 365 permiten administrar de manera total o parcial los equipos. Esto significa, que en el teléfono personal de una persona, la organización puede administrar completamente la aplicación de correo electrónico corporativo sin administrar el equipo por completo, controlando sólo lo que el usuario permite.
Es importante recordar que sólo los medios de trabajo oficiales de la organización tienen validez legal, por lo que no basta con sólo decir que las actividades se coordinarán por una herramienta de chat si es que esta herramienta no ha sido oficializada e implementada entre los usuarios.
¿Están alineadas las personas?
Una vez teniendo claridad de los procesos de negocios y roles y responsabilidades al interior de la organización, es necesario alinear a las personas hacia un objetivo común. Esto significa que independiente de la herramienta que decidan utilizar, es muy importante que todo el mundo lo haga. Si un departamento tiene que preparar la misma información como el seguimiento de tareas en documentos de Excel distribuidos por correo o SharePoint y paralelamente utilizan Planner o Project porque hay dos jefaturas que piden la información en la herramienta que más les acomoda, estamos realizando un perjuicio a nuestra fuerza de trabajo, al obligar a las personas a mantener la misma información en dos plataformas, lo que genera fraccionamiento, entorpece los procesos productivos y mantiene a las personas ocupadas en tareas mecánicas y repetitivas en vez de las tareas por las cuales fueron contratadas en la organización.
Esta responsabilidad es exclusiva de los altos mandos de la organización y es donde deben mostrar capacidad de liderazgo resolviendo estas disputas, de lo contrario la experiencia no será buena, aumentarán las frustraciones y los procesos productivos se verán mermados.
Ok, ya tengo todo eso listo. ¿Cómo trabajo de manera remota ahora?
Teniendo control y claridad sobre los procesos productivos, la infraestructura que sostiene estos procesos y las personas a cargo de completarlos, es necesario elegir la herramienta adecuada. No todas las herramientas sirven para todas las cargas de trabajo, por lo que es responsabilidad del CTO entender las necesidades de los distintos departamentos al interior de la organización y elegir la mejor herramienta para el mejor contexto.
Si tu organización cuenta con una suscripción de Office 365 o Microsoft 365, una herramienta ideal para el trabajo es Microsoft Teams. Esta herramienta comunicacional reemplaza a Skype for Business e integra el resto del portafolio de Office 365 con un punto único para gestionar conversaciones, documentos y reuniones en equipos de trabajo y chats.
OneDrive y SharePoint son herramientas ideales para gestionar los documentos personales y de la organización, al tener versionamiento integrado nativo para las últimas 100 versiones de todos los documentos de Office y coedición en tiempo real, independiente si estas personas están utilizando un teléfono, tablet, PC, Mac o dispositivos Linux gracias a las aplicaciones nativas y clientes web. Todos verán siempre el mismo documento y la última versión.
OneNote es una excelente herramiennta para llevar bitácoras, cuadernos, minutas y cualquier otra información que quiera documentarse de manera colaborativa e histórica. Si tu organización cuenta con una licencia educacional de Office 365 o Microsoft 365, OneNote Class Notebook permite a los educadores compartir de manera parcelada el currículo académico con los estudiantes de manera remota en la medida que avanza el semestre y recibir tareas o encargos solicitados, incluyendo integración con Teams.
Forms es otra herramienta que permite realizar encuestas o cuestionarios con rúbricas, los cuales pueden utilizarse de manera independiente, integrarse con Teams, Streaming, SharePoint y otras herramientas.
Eventos en vivo de Teams nos permitirán establecer transmisiones en vivo con un completo equipo de produccción, desde la webcam de un notebook hasta un completo equipo de producción con sistemas multicámara. Los eventos en vivo de Teams pueden tener hasta 10.000 espectadores, publicación automática del video luego del evento, estadísticas de la sesión y un apatado de preguntas y respuestas.
Visual Studio Live Share es otra herramienta para el trabajo remoto, en este caso, destinada a desarrollladores para poder realizar sesiones de revisión de código en vivo, sin tener que disponer de una ubicación física para poder reunirse.
Lo más importante, es que antes de elegir la herramienta para trabajar, las personas a cargo de la continuidad operacional y las soluciones de tecnología, información y comunicaciones al interior de la organización deben estar licenciadas, implementadas y configuradas para cumplir con los objetivos, mantener continuidad operacional y asegurar el cumplimiento con el marco legal.