Los 9 mandamientos para sobrevivir el home office y no morir en el camino

Las herramientas colaborativas para el escritorio moderno han generado un cambio en el panorama colaborativo, reduciendo brechas y transparentando el trabajo grupal de maneras no antes vistas. La gran cantidad de estudios que avalan las mejoras en la productividad al flexibilizar o disminuir la jornada laboral (Microsoft Japón dejó de trabajar los días viernes y su productividad aumentó un 40%) requieren un compromiso por parte de todos los usuarios, de lo contrario la experiencia no será la mejor y en algunos casos puede incluso ser negativa.

En nuestro caso, Microsoft Teams es la herramienta que nos ha permitido trabajar en Latinshare gozando de una política de home office de 3 días a la semana, integrado con el resto de Office 365, por lo que tuvimos que realizar un trabajo previo significativo antes de poder tener el mismo nivel de productividad de manera remota y en la oficina. Nuestros 9 mandamientos son los siguientes:

  1. No usarás el correo. El correo electrónico es uno de los medios menos eficientes de comunicación. Es probable que tu jefe y la mitad de tu departamento esté copiado en el 90% de tus correos, por lo que deja el correo electrónico para las formalidades y no para generar conversaciones que pueden arrastrarse durante días por la lentitud del canal.
  2. Adjunta enlaces, no documentos. Al enviar correos electrónicos utiliza enlaces a la ubicación del documento, ya sea en SharePoint, OneDrive o Teams. Adjunta documentos directamente en el correo sólo cuando se trata de comunicaciones formales que requieren toda la información dentro del mensaje, como órdenes de compra y presupuestos.
  3. Sé móvil. Con el cliente web y aplicaciones para iOS y Android puedes conectarte a reuniones en cualquier lugar, participar en cualquier conversación e incluso compartir la pantalla de tu teléfono con la persona con la que estás conversando.
  4. Minutas y bitácoras en OneNote. Con los cuadernos grupales de OneNote puedes generar una bitácora por proyecto o departamento, incluyendo toda la información que necesitas consolidar como minutas, bitácoras o sesiones de brainstorming. Dedica los últimos 15 minutos de tu reunión a crear la minuta colaborativamente y dile adiós a la tarea de las minutas por correo.
  5. Lleva las tareas en Planner y To-Do. Anota tus compromisos personales en To-Do y los pendientes de los equipos de trabajo en planes de planner. Despídete de las cartas Gantt en Excel y lleva las tareas en espacios colaborativos que todos los involucrados pueden ver con la integración nativa con Planner.
  6. Edita con la aplicación de escritorio. Si bien Teams es cómodo al tener todo integrado, utilizar la versión de escritorio de PowerPoint, Excel o Word entrega controles adicionales que no encontrarás en otra parte. Al abrir con la aplicación de escritorio conservas el autoguardado, coautoría en tiempo real y versionamiento.
  7. Gestiona los turnos con Shifts. Si tienes turnos rotativos o necesitas visibilidad de quién estará asignado a qué turno, la aplicación Shifts de Teams (antes Staffhub) te permite crear una planificación horaria con turnos de trabajo asignados o libres junto a solicitudes de vacaciones, licencias y días libres.
  8. Sincroniza todo con OneDrive. Utiliza el cliente de OneDrive para sincronizar no solo tu espacio personal de almacenamiento en la nube, también sincroniza bibliotecas de SharePoint y equipos de Teams para tener todo sincronizado y poder trabajar aún sin acceso a internet. En caso de conflicto tendrás la opción de conservar una o ambas versiones del documento.
  9. Empodérate. Para que tu trabajo remoto sea grato y libre de errores debes liderar a tu equipo, definir los casos de uso para que sepan qué deben usar en qué contexto y corregir a las personas de manera constructiva. Si alguien aún te solicita cosas pequeñas por correo, indícale a la persona que responderás por Teams. Si te solicitan un documento envía el enlace. Si quieren ver el progreso de tus pendientes invítalos a revisar Planner. Tu misión es acompañar en este viaje a quienes aún no han logrado trabajar de manera moderna.