La nueva experiencia de compartir documentos ahora dentro de Teams mientras trabajas en la pestaña de Archivos dentro de un canal. El foco de estas mejoras en intercambio de archivos es brindar una experiencia consistente e inteligente a través de todas las locaciones en las que el usuario trabaja con archivos.
Experiencias de documentos inteligente
Le da a los usuarios la habilidad de compartir y colaborar en tiempo real, buscar y descubrir archivos que son relevantes o que han sido compartidos con el usuario para así agilizar procesos dentro de el flujo de trabajo de un día.
Servicios de contenido inteligente
Provee agentes de procesamiento de contenido impulsados por inteligencia artificial, acceso a mecanismos de control como, protección de pérdida de datos (DLP), administración de archivos y retención junto a una protección líder en el mercado con encriptación tanto en descanso como en tránsito.
La nueva experiencia de archivos en Teams (Web y desktop)
Microsoft continúa trayendo todo el poder de SharePoint hacia Teams, cómo noticias, páginas, listas y ahora con la nueva experiencia en la pestaña de archivos de los canales. Esto incluye la habilidad de sincronizar archivos en tu computador (sea PC o Mac) y ver previews enriquecidos dentro de más de 320 tipos de archivo, puedes crear vistas y trabajar con metadata, ver el ciclo de vida de un documento, ver las tarjetas de vista previa, anclar archivos en primera fila y hacer cosas como check in o check out.
La nueva experiencia de intercambio de archivos en Microsoft Teams (web y móvil)
Aparte de introducir todas estas funciones y las nuevas experiencias de archivos en Teams, Microsoft trajo la conocida experiencia de intercambio de archivos ya disponible en OneDrive, aplicaciones de Office, SharePoint, Windows Explorer y Mac Finder en Teams. Esto significa que no importa desde donde el usuario esté ocupando Microsoft 365, tendrá el mismo control sobre como los archivos son compartidos y como se accede a ellos.
Microsoft trae una experiencia de intercambio de archivos consistente sin importar desde donde el usuario esté compartiendo, esto incluye OneDrive, Office desktop y aplicaciones moviles, librerías de archivos de SharePoint, Windows Explorer desktop y Mac Finder a lo que se le suma ahora Teams. Microsoft se encuentra trabajando para asegurar que la experiencia de intercambio de documentos este enriquecida con opciones que sean consistentes a través de todos los dispositivos y plataformas.
La nueva experiencia de intercambio de archivos en Teams se adhiere a las políticas puestas y le da a los usuarios la flexibilidad de compartir de la manera que quieran compartir.
Cuando el usuario este escribiendo en un chat, simplemente tiene que hacer click en el icono del clip, seleccionar en los archivos recientes o buscar entre los canales de Teams o OneDrive y seleccionar lo que quiere compartir, haciendo click en el botón de compartir un link. También puedes copiar y pegar un link compartido y Teams lo va a formatear para verse bien dentro de la discusión.
La configuración inicial para compartir archivos se adhiere a la que viene por defecto dependiendo desde donde se esté compartiendo el archivo, esto se puede cambiar en la flecha al lado del archivo que aparecerá en el mensaje, al hacer esto te mostrará la tarjeta de configuración del link, la misma experiencia que podemos ver a través de Microsoft 365. Después de que el usuario comparta un archivo, empezarán a salir recordatorios de intercambio automático después de siete días, para ayudar al usuario y sus colegas por si se perdieron de la notificación original.
La actualizada experiencia de OneDrive en Teams
El usuario no tiene que salir de Teams para acceder a los archivos de OneDrive, para eso el usuario tiene que hacer click en Archivo > almacenamiento cloud > OneDrive, para así poder ver los archivos y carpetas desde Teams.
Los usuarios frecuentemente utilizan el email para editar y compartir documentos con sus equipos, con la nueva experiencia de intercambio de archivos se hace más fácil colaborar en documentos en Outlook, también incluye una poderosa nueva manera de trabajar con links de archivos en un email, sin necesidad de adjuntar, compartir links a OneDrive deja que los miembros del grupo vean los últimos cambios y coautorías en tiempo real.
Para eso el usuario tiene que en Outlook ir hacia los grupos, seleccionar un nombre de grupo e inmediatamente se podrán ver los archivos recientes y documentos, desde allí el usuario puede crear nuevos documentos de Office, sincronizar, ver, editar, subir y bajar archivos.
La experiencia de intercambio de archivos en Outlook Web App (OWA) y selección de archivos en Outlook Movil
El usuario ya no necesita adjuntar los archivos en un email, ahora puede mandar un link, luego de dar los permisos necesarios para que los otros usuarios tengan acceso, de esta manera se mantiene una sola fuente de la cual todos pueden tener acceso a la versión más actualizada.
Con la nueva experiencia de intercambio de archivos, cuando el usuario copie y pegue un link hacia un archivo guardado en OneDrive, Outlook Web App hará que el nombre del archivo se convierta en un link en vez de enviar la url completa, el usuario tiene el control de cambiar el acceso y los permisos a quienes se les haya compartido el link.
La experiencia en Outlook Móvil
La nueva experiencia en Outlook Móvil deja que el usuario agregue archivos en los que está trabajando a través de cualquier aplicación de Microsoft 365. Cuando el usuario adjunte un archivo navega a través de los archivos en OneDrive, mostrando todos los archivos y no solo los modificados recientemente, los que el usuario haya modificado recientemente estarán en la parte superior para mejor y más fácil acceso. El usuario también tiene la opción de seleccionar entre los archivos que hayan compartido con el recientemente por email, y la parte novedosa es que se pueden compartir a través de un link y no como un archivo adjunto.
Microsoft Teams es el hub para el trabajo en equipo donde el usuario y su equipo puede colaborar en archivos, comunicarse y agilizar todos sus procesos de trabajo. SharePoint es el intranet inteligente con sitios que dejan que el usuario se comunique y administre contenido dentro de la organización, SharePoint también funciona como servicio de contenido para todo Microsoft 365. OneDrive es la aplicación inteligente para archivos de Microsoft 365, dónde el usuario puede mantener todos sus archivos compartidos a través de Microsoft 365 y con el poder de acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
Mientras el usuario colabora en distintos proyectos y con distintas personas hay una experiencia consistente en como se ven, editan, cooperan y comparten los archivos, tanto con otros usuarios como con invitados, de esa manera se puede sincronizar en los distintos dispositivos y mantener la productividad. Los archivos de un usuario dentro de su OneDrive son privados hasta que el usuario decida compartirlos, en Teams, los miembros son dueños de los archivos en los escenarios de grupo (sean grupos públicos o privados), los miembros del grupo pueden manejar los accesos a estos archivos a través de las membrecías de grupos. En el escenario de manejo de contenidos empresariales (ECM), sean centros de archivos, centros de documentos y manejo de conocimiento (MK) son soluciones para lugares de trabajo inteligentes basadas en SharePoint.
Aparte de los archivos, SharePoint trae portales, sitios, páginas, novedades, listas y aplicaciones. Teams agrega chat, reuniones, llamadas e integración de aplicaciones de primeros y de terceros. A través de todo esto Microsoft Search brinda descubrimiento inteligente al mismo tiempo que protección a la información, con seguridad a la vanguardia de la industria, obediencia y manejabilidad.
Fuente: Rich, new file and sharing experiences throughout Microsoft 365, now in Microsoft Teams