Microsoft agregó nuevas características a Sharepoint Online para los usuarios finales y comentando lo importante que es que las organizaciones migren a la modernidad de SharePoint.
En una conferencia reciente de los desarrolladores de SharePoint, Vesa Juvonen, Program Manager en Microsoft, dijo que InfoPath, usado para crear formularios en SharePoint y los flujos de trabajo clásicos dentro de SharePoint estarían dejando la plataforma, también que el futuro para SharePoint es la experiencia moderna, por lo que el primer paso para las organizaciones usando las antiguas tecnologías de SharePoint es analizar su uso de las capacidades de la plataforma antes de reemplazarlas. Para eso se recomendó el uso del Escáner de Modernización de SharePoint.
Microsoft espera que el lanzamiento de la versión 2.6 del Escáner de Modernización de SharePoint sea para fines de Septiembre, actualmente el Escáner de Modernización de SharePoint sólo funciona con implementaciones SharePoint Online. La versión 1.0.1909 del Transformation Framework se espera que sea lanzada cerca del 9 de Septiembre.
El Escaner de Modernización de Sharepoint, una herramienta open source, trabaja usando una interfaz de usuario o la línea de comandos y genera archivos en formato de valores separados por comas. Puede escanear todos o solo algunos componentes. Tiene un Workflow View que puede mostrar el uso de SharePoint 2010 o SharePoint 2013 en preparación para usar Microsoft Flow. El escáner entregará una puntuación que representará la capacidad de actualización, la herramienta es descrita en este documento, que incluye un link al archivo ejecutable.
Hablando sobre migración a la nube
Este mes, Microsoft tuvo una charla con Martina Grom y Marc Anderson, quienes son SharePoint MVP’s, acerca de migrar al Office 365 basado en la nube y a los servicios de SharePoint Online.
Grom dijo que la gente generalmente piensa que sería como cualquier otra migración donde tendrán paz por dos o tres años antes de hacer el cambio, pero lo que estas personas no están conscientes es que tienen que mantener el paso con los cambios de Office 365.
Anderson dijo que los usuarios finales no están molestos por el cambio a la nube, pero de que es diferente para la gente del lado técnico. Una migración a la nube hace sentido, entendiendo que Microsoft será el que esté administrando las mejoras de hardware y software.
Como consultora Grom dijo que clientes le han hablado sobre hacer grandes cambios y personalizaciones, pero más frecuentemente la gente ama el diseño moderno del nuevo SharePoint. Ella agregó que de todas maneras los usuarios están en un lugar seguro usando las plantillas modernas con SharePoint. Personalizaciones generalmente se realizan cuando algo no está disponible o el cliente requiere de una aplicación seleccionada por ellos.
A lo dicho por Grom, Anderson agregó que “si tu no necesitas escribir el código, no escribas el código” refiriéndose a que sólo hay que gastar tiempo en escribir un código si es que este hace al negocio más efectivo.
En el tema de la seguridad Grom dijo que ella simplemente muestra la funcionalidad de las soluciones de Microsoft 365, destacando la autentificación multifactor, reseteo de passwords y cuan seguras estas funciones son. La privacidad es una preocupación en Europa lo que le genera más trabajo a la especialista de Microsoft.
Anderson, por su parte, dijo que las organizaciones necesitas especificar sus requerimientos de seguridad y que sus preocupaciones en temas de seguridad son un tema distinto. La seguridad en Microsoft viene como un gasto organizacional, lo que es mucho mejor que tener a un recién graduado poniendo a prueba las cosas.
Lo nuevo en SharePoint Online durante Agosto
Microsoft está agregando nuevas capacidades este mes, incluyendo ampliar la administración de contenido y visualización de autores en páginas para subscriptores de Office 365.
Estas mejoras llegarán a organizaciones que tienen las actualizaciones de Microsoft Office 365 “dirigidas”, la cual es una etapa antes de la disponibilidad general para el lanzamiento comercial. Microsoft indicó que la disponibilidad general debería pasar “pronto”.
Novedades en la Autoría de páginas
Ahora las noticias y las páginas pueden usar una nueva Web Part para mostrar el contenido recomendado. Se basa en la información organizacional de Graph de Office 365 para hacer las sugerencias, cosa que Microsoft explicó en sus anuncios del pasado 12 de Agosto.
Los usuarios finales de SharePoint tendrán una capacidad de diseño de layout de webparts con “Secciones Verticales” este mes, lo cual les deja formatear contenido en una sola columna. Esto funciona con cualquier tipo de página de SharePoint. Actualmente las Selecciones Verticales solo pueden ser creadas en el lado derecho de la página de SharePoint, con el contenido creciendo o disminuyendo basado en la extensión del contenido en las secciones no verticales. Esta característica, lanzada en Q3, está empezando a estar disponible para algunos tenants de SharePoint Online.
Microsoft agregó este mes la habilidad de arrastrar y soltar archivos, tales como imágenes desde el explorador de archivos de un PC hacia la página de SharePoint. Los usuarios tienen la opción de guardar el archivo en la librería de documentos de SharePoint.
Microsoft también agregó una función de deshacer/rehacer cuando estás creando una página en SharePoint, los cambios serán agregados al momento que la página de SharePoint sea guardada o publicada.
Microsoft también hizo posible el extraer los headers de las páginas usando anclas. SharePoint automáticamente genera un una URL ancla para headers hasta de tercer nivel.Ahora los usuarios pueden acceder a esos vínculos pasando sobre el header y haciendo click sobre el símbolo del ancla o haciendo click derecho sobre el vínculo.
Adiciones en la administración de contenido
El 15 de agosto Microsoft anunció algunas adiciones en administración de contenido para SharePoint Online, las cuales estarán disponibles para organizaciones que tengan lanzamientos de Office 365 dirigidos.
Las organizaciones que estén usando Microsoft Flow con SharePoint Online ahora pueden establecer un “check in y check out” automatizado para archivos guardados en la librería de SharePoint. Esta característica estará disponible en el SharePoint Connector en algún momento de este mes, lo que puede ser una referencia al Conector de SharePoint para Microsoft Flow, que se usa para automatizar tareas. Fue mencionado durante la conferencia de SharePoint Keynote talk en Mayo. Los detalles de configuración, si fuesen necesarios, no fueron descritos dentro del anuncio de Microsoft.
Otra adición a los flujos de trabajo de SharePoint Online son los nuevos procesos de “bulk approvals” para documentos que se encuentren esperando aprobación, lo cual fue destacado durante la conferencia de SharePoint en Mayo. Esta característica parece estar integrada para los usuarios de SharePoint Online, ellos simplemente seleccionan algunos archivos, hacen click derecho para abrir un menú emergente, el cual tiene una opción de aprobar/rechazar para todos los archivos seleccionados, esta característica también fue marcada como pronta a estar disponible.
Por último, la característica del File Hover Card, lo cual hace que cuando pases el puntero sobre un archivo salga una tarjeta emergente con información, ésta tendrá la habilidad de mostrar las actividades destacadas asociadas con ese archivo. La actividad puede incluir las ediciones, comentarios o menciones, esta actualización habría sido marcada para lanzamiento dirigido para suscriptores de Office 365 el mes pasado.
La característica del File Hover Card sólo funciona cuando los archivos están guardados en OneDrive para negocios, de acuerdo con las descripciones dadas. Con esta característica, los usuarios pueden ver quienes han visto o modificado el archivo, junto al número de visualizaciones y otros detalles sobre el archivo.
El File Hover Card está activado por defecto, los profesionales de TI tienen la opción de apagar esta característica usando los ajustes del centro de administración.
Fuente: SharePoint Online Gets Feature Boost, While MVPs Talk Migration