1- Asegúrate de que Teams es lo que funciona para ti
Antes de que empieces a usar Teams tienes que asegurarte de que entiendes cómo funciona y analizar conscientemente si Teams es lo que necesitas para cubrir las necesidades de tu equipo.
Teams es muy bueno para grupos funcionales o proyectos en grupo que trabajan en equipo sin importar de dónde se encuentren sus miembros. Teams no funciona efectivamente si es que la interacción entre los participantes no es frecuente.
Teams también requiere de una buena conexión a internet para poder tener la mejor experiencia de uso, las interrupciones podrían arruinar la comunicación.
Por ejemplo, se han presentado casos dónde no se ha logrado la adopción de Teams en equipos que viajan constantemente y no tienen conexión a internet frecuentemente por lo tanto Teams no se adapta a sus estilos de trabajo.
Hay que tener en cuenta los pros y los contras de Teams antes de saltar al proceso de adopción.
2- Asesora a tu equipo
Usar Teams va a transformar tu manera de trabajar, la manera en la que te comunicas, la manera en la que filtras información, la manera en la que te expresas y como colaboras con tu equipo. Si le pides a tu equipo cambiar todas estas cosas sobre la manera de como trabajan es un gran paso.
Guía a tu equipo con capacitaciones presenciales, es la mejor manera de aprender como Teams debe ser usado, porque si tu equipo empieza a usar Teams sin la guía de uso apropiada tu círculo de trabajo puede volverse un desastre.
Una capacitación adecuada es la vía al éxito de un gran equipo en Teams.
3 Sé el ejemplo a seguir
Si creas un Team e invitas a tu equipo a ser parte de éste tienes que dar el ejemplo de como comportarse dentro del Team para que fluya. Poner reglas de convivencia es una buena práctica para empezar.
Algunas reglas que puedes ocupar:
Ser activo y comprometido
Un espacio de comunicación activo es atractivo para los nuevos miembros del grupo, intentar participar lo más posible es clave para mantener el espacio en movimiento, anima a tu equipo a compartir más compartiendo tu primero.
La gente habituada a los mails no está acostumbrada a este nivel de comunicación, pero no hay que preocuparse, con Teams cada miembro decide qué es lo que quiere ver y en qué momento responder.
Usa las conversaciones para cualquier tema al que otros miembros del grupo puedan estar interesados
La idea de utilizar Teams es generar un dialogo abierto en el que todos puedan participar, si el grupo utiliza el chat grupal en vez de los chats personales la comunicación se hace más fácil y dinámica.
Los chat grupales son especialmente buenos para conversaciones que no necesariamente importan fuera del grupo, cómo ponerse de acuerdo para salir a comer.
Sé amable y ayuda al equipo
Siempre es bueno poner la regla de la amabilidad a pesar de ser algo que damos por hecho, dentro de Teams hay muchas maneras de ser amable con reacciones, GIFs, stickers, memes, entre otras cosas. Si conoces a tus compañeros de equipo y ocupas estas maneras alternativas de comunicación adecuadamente puede ser un plus.
4- Lánzate con todo
Para tener éxito con Teams todos tienen que “lanzárse con todo” o sea usar Teams el 100% del tiempo para comunicarse y colaborar. Los miembros del equipo necesitan tener en claro que todo lo que necesitan saber y encontrar sobre el proyecto o trabajo que están haciendo lo pueden encontrar en Teams, no en otras plataformas de comunicación. Para eso es recomendable que todos los miembros guarden sus documentos en los que trabajan en Teams y no en su One Drive personal.
Esto puede ser complejo para la gente que no está habituada en compartir contenido en proceso, pero es la clave para utilizar Teams de la manera apropiada y que la adopción sea efectiva.
5- Sé persistente
Cambiar la forma de trabajar no es cosa fácil, muchos equipos están acostumbrados a trabajar por email, es normal que el email siga presente gracias a que es una ventana a todo lo que está fuera de Teams, por eso para poder tener éxito hay que ser persistente, por ejemplo, si algún miembro del equipo envía un email, se le puede responder a través de Teams y así paulatinamente habituar al equipo a hacer todo en la plataforma.
Fuente Top 5 key success factors for Teams adoption